6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun (‘‘TTK”) 39/2 hükmü; tacirler tarafından ticari işletme ile ilgili olarak düzenlenecek ticari mektuplarda ve ticari defter kayıtlarının dayanağını oluşturan belgelerde 1.1.2014 tarihinden itibaren yer alması zorunlu bilgileri düzenlemektedir.
Söz konusu düzenleme, tacir ile ilgili şeffaflığı ilgililer nezdinde sağlamayı amaçlamaktadır.
1. Zorunluluğa Tabi Olan Kişiler
TTK 39/2 düzenlemesi uyarınca tacirler, ticari belgelerinde TTK 39/2’de öngörülen bilgilere yer vermek zorundadır. Bu itibarla söz konusu zorunluluğa;
Ticaret şirketleri (anonim, kollektif, komandit, anonim, limited ve kooperatif şirketler)
Bir ticari işletmeyi kısmen de olsa kendi adına işleten kişiler,
Ticari bir işletme işleten vakıflar ve dernekler,
Kendi kuruluş kanunları gereğince özel hukuk hükümlerine göre yönetilmek veya ticari şekilde işletilmek üzere Devlet, il özel idaresi, belediye ve köy ile diğer kamu tüzel kişileri tarafından kurulan kurum ve kuruluşlar
tabi olacaktır.
2. Zorunlu Bilgiler
TTK 39/2 düzenlemesi uyarınca istenilen belgelerde yer alması zorunlu bilgiler şu şekildedir;
Ticaret sicil numarası/MERSİS numarası
Ticaret unvanı
İşletmenin merkezi
İnternet sitesi adresi (bağımsız denetime tabi sermaye şirketi ise)
Anonim şirketlerde yönetim kurulu başkan ve üyelerinin adları ve soyadları ile taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı, limited şirketlerde müdürlerin adları ve soyadları ile taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde yöneticilerin adları ve soyadları ile taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarının ticari belgelerde yer alması zorunlu olmayıp, bu bilgilere sadece bağımsız denetime tabi sermaye şirketlerinin internet adreslerinde yer verilecektir.
3. Zorunlu Bilgileri İçermesi Gereken Belgeler
TK 39/2 uyarınca zorunlu bilgileri içermesi gereken belgeler şu şekildedir;
Ticari işletmeyle ilgili olarak düzenlenen ticari mektuplar
Ticari mektuplar, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardır. Bu itibarla, tacirin ticari işletmesini ilgilendiren bütün iş ve işlemler ile ilgili olarak kullanacağı antetli kağıt, sipariş formu, teklif/kabul mektubu, zarf vb. belgeler.
Ticari defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeler
Faturalar, perakende satış fişleri, makineli kasaların kayıt ruloları, giriş ve yolcu taşıma biletleri, gider pusulaları, müstahsil makbuzları, ücret bordroları, banka dekontları, tahsilat veya tediye makbuzu vb. belgeler.
4. Mevcut Belgelerin Durumu
Ticari belgelerde zorunlu bilgilere yer verme yükümlülüğünün başladığı 01.01.2014 tarihinden önce tacirler tarafından bastırılan belgeler kullanılmaya devam edilebilecektir. Söz konusu belgelerin kanunun öngördüğü zorunlu bilgileri kapsayan hale getirilmesi için gerekli uyarlamanının da (kaşe ile zorunlu bilgilerin belge üzerine vurulması) yapılması gerekecektir.
5. Zorunluluğa Uymamanın Yaptırımı
Ticari belgelerde yer alması gerekli zorunlu bilgilere 1.1.2014 tarihinden itibaren yer vermeyenler, 2014 yılı için 2.240 Türk Lirası idari para cezasıyla cezalandırılacaklardır.
