Vergi Usul Yasası’nın 253’üncü maddesi uyarınca defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle düzenlemek, kullanmak ve almak zorunda oldukları belgeleri, ilgili bulundukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmek zorundadırlar.
Türk Ticaret Yasası’nın 68’inci maddesi gereği olarak da “Defter tutmak mecburiyetinde bulunan kimse ve işletmeye devam eden halefleri, defteri son kayıt tarihinden ve saklanması mecburi olan diğer hesap ve kâğıtları tarihinden itibaren on yıl geçinceye kadar saklamaya mecburdurlar.”
Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan 397 sıra numaralı genel tebliğin 6’ncı bölümünde yer alan açıklamalardan da anlaşılacağı üzere e-faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği “mali mühür”le garanti altına alınmaktadır. Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle e-faturanın kâğıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-faturaları, üzerinde mali mühürü de içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir.
Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, arşivlenen faturaların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, veritabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamaktadır. Bu bağlamda da e-faturalara istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve faturaların okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirmesi gerekmektedir.
Mükelleflere ait e-faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması gerekmekte olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurtdışında yapılan saklama işlemi Gelir İdaresi Başkanlığı açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Arşivlemenin Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde ve Türkiye Cumhuriyeti yasalarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunluluğu, yurtdışında da ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmeyecektir.
Tebliğ ile yapılan düzenlemeler çerçevesinde Vergi Usul Yasası kapsamında yapılacak düzenlemeler gereği kullanılmak üzere tüzelkişi ve diğer kurum, kuruluş ve işletmecilere ait veri bükünlüğünü, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması fonksiyonlarının yerine getirilmesi amacı ile oluşturulan ve e-fatura uygulaması bünyesinde yapılan işlemlerde kullanılması zorunlu olan mali mühür, Gelir İdaresi Başkanlığı adına TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan elektronik sertifika altyapısını ifade etmektedir.
Kullanım alanı ve bahsedilen fonksiyonların nedeni ile mali mühürün, kurumun bildirilen yetkili veya yetkililerinin kontrolü altında kullanılması, yetkili kişi veya kişilerin değişmesi halinde de yeni yetkili veya yetkililerinin derhal belirlenmesi ve bunlara ait bilgilerin Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenecek yöntemlerle bildirilmesi gerekmektedir.
Tüzelkişilerin ve diğer kurumların herhangi bir nedenle unvanlarının değişmesi halinde, eski unvanı barındıran sertifikalar geçerliliğini kaybedeceğinden, unvan değişikliğini izleyen 15 gün içinde yeni unvanına uygun sertifika başvurusu yapmaları gerekmektedir.
Gerçekte e-fatura uygulaması, Vergi Usul Yasası kapsamında düzenlenmesi zorunlu olan fatura dışında belgelerin de taraflar arasında dolaşımına imkân verecek şekilde tasarlanmıştır. Bu çerçevede, taraflar arasında elektronik belge olarak dolaşımı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uygun bulunanlar, ilgili format ve standartların duyurulmasından hemen sonra e-fatura uygulaması aracılığı ile gönderilip alınabilecektir.
Gelir İdaresi Başkanlığı e-fatura uygulamasının altyapısı ve işleyişini göz önünde bulundurarak ilgilisine bilgi vermek suretiyle e-fatura uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin başvurularının yanıtlanmasını belli bir süre erteleyebilecek veya başvuruları sıraya koyabilecek veya önceden haber vermek ve hazırlıklar için yeterli zaman tanımak kaydıyla, uygulama ile ilgili her türlü standart ile diğer teknik konularda genel veya özel değişiklikler yapabilecektir. Bu bağlamda Gelir İdaresi Başkanlığı uluslararası standartlara uyma zorunluluğu da getirebilecektir.
e-fatura uygulamasından yararlanma yetkisi bulunmakla birlikte Vergi Usul Yasası 397 sıra numaralı tebliğ ile belirlenen usul ve esaslara uymayan Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılacak uyarıya rağmen durumlarını düzeltmeyen mükelleflerin e-fatura gönderme ve/veya alma yetkileri idarece yapılacak değerlendirme üzerine iptal edilebilecektir. Bu bağlamda Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkileri iptal edilen mükellefler, iptal edilen yetkileri sonucunda bir yıl süre ile e-fatura uygulamasından yararlanamayacaklardır.
Mükellefler e-fatura uygulaması kapsamında oluşturdukları elektronik belgelerde yer verdikleri bilgilerin doğruluğundan sorumlu olacaklardır. Ayrıca e-fatura düzenleme yetkisi bulunan mükelleflerin gerek kendi sistemlerinde gerekse e-fatura uygulamasında meydana gelebilecek arıza ve kesinti durumlarında fatura düzenleyebilmek için yeteri kadar basılı kâğıt bulundurmaları zorunludur. e-fatura uygulamasından başlangıçta sadece anonim ve limited şirketlerin yararlanması öngörülmüştür.
Referans – Veysi Seviğ
