Finans, Muhasebe, Vergi...
Yönetim ve Organizasyon

Yönetimde İletişim

İletişim, bir bireyden diğerine  bilgi ve anlayışın aktarılması, anlamın paylaşılmasıdır.  İletişim, insanların birbiriyle ilişki kurma aracıdır. İletişimin bir gönderici birde alıcı öğeleri var. Göndericinin mesajı alındığında iletişim tamamlanmış olur. Ancak; alıcıdan göndericiye geri besleme  yapıldığında bu iki yönlü iletişimi oluşturur.

İletişim tüm insan ve grup ilişkilerinde önemli. Onların  kişiliklerini, değer yargılarını, düşüncelerini anlamayı sağlıyor.

İletişim, duygu, düşünce, bilgi aktarmaktır. Fark  etmeyle başlar  ve geri dönüşü yoktur. Algılamaya dayalı bir süreç; anlaşılmak ister.

Dolaylı yollarla yapılan bilgi alışverişi iletişim olmuyor. 

Tek yanlı bilgi iletimide iletişim değil.

 İletişim kişiye değil kişiyle yapılır.

Kişilerin anlatma eylemlerinin amacı da  anlaşılmak olduğuna göre iletişimin önemi çok açık. “anlaşılmak”

Başlatan kişi açısından iletişim de ;

 Anlamın kodlanması, verilecek mesaj, İletişimin biçimi ve gönderme becerileri önem taşır. Yapılan araştırma sonuçlarına göre İletişimi gönderme becerilerinde oransal büyüklükler şöyle:

Kelimeler   % 10
Ses tonu     % 30
Beden dili  % 60  yani beden dili en etkili iletişim aracı
 İletişimde bulunulan kişi açısından iletişim ise;  dinleme, anlama  ve geri bildirimdir.. İletişimin ikinci tarafında yer alan  dinleme : Önemsememe, seçici dinleme, dikkatle dinleme, empatik dinleme şeklinde  olabiliyor.

İletişimi zorlaştıranlar :

İletişimde bazı genellemeler iletişimi güçleştiriyor.

Örneğin:

Mühendislik eğitimi alanlar maliyet düşünmezler, ya da Teknik bir işletmede insan ilişkileri zayıftır.gibi genelllemeler iletişimi güçleştiriyor.

Ön yargı da iletişimi güçleştiriyor. (Kötü insan ne söylese kötüdür gibi )

İletişimde  çatışmalar da var. Bunlar :

Kişi içi çatışmalar, kişilerarası çatışmalar, organizasyon içi çatışmalar, organizasyonlararası çatışmalar şeklinde olabiliyor.

Örgütlerde İletişim
Bütün toplumsal etkileşimler iletişim içerir. İletişimin olmadığı yerlerde örgütler olamayacağına göre;  iletişim  örgüt için  önemlidir. Örgütlerde üç tür iletişim sistemi var. Bunlar; biçimsel (resmi), biçimsel olmayan (doğal) ve örgüt dışı iletişim sistemleridir.

A. Biçimsel (resmi) iletişim :
Organizasyonun  hiyerarşik yetki yapısı biçimsel iletişim sistemini şekillendiriyor. Organizasyon içindeki ve organizasyonun çevresi ile  bilgi akışını sağlayan kanalları ifade ediyor. Etkin bir yönetimin olması, iletişim kanallarında, bilgilerin serbestçe dolaşımına izin verecek sistemin varlığına bağlı. Örgütlerde biçimsel iletişim dört yönde hareket ediyor.

1. Yukarıdan Aşağıya Doğru  (hiyerarşik) İletişim
Organizasyonun hiyerarşik yapısı içerisinde, tepedeki yöneticiden başlayıp, emir komuta zincirini izleyerek aşağıya doğru uzanan iletişimdir. Bu iletişimde; işletmenin politikaları, kuralları, emirler ve bilgi talepleri iletimde rol oynuyor. Yukarıdan aşağıya doğru iletişim genellikle, yalın bir dille,anlaşılır,  yoruma yer vermeyecek biçimde yazılı olmalıdır 

2. Aşağıdan Yukarıya İletişim
Bu iletişim; astların gerekli bilgileri üstlere verme aracı olmaktadır. Yukarı doğru iletişim genellikle astların verdiği rapor ve tepkilerden oluşur. Astlar, gerek yaptıkları iş, gerekse yönetim hakkındaki düşüncelerini üst makamlara iletirler. Modern örgütlerde görülen öneri ve şikayet kutuları, grup toplantıları gibi yöntemler bu tür iletişimi geliştirme amacına yöneliktir.
Ancak, aşağıdan yukarıya doğru iletişimi engelleyen bir çok neden söz konusudur.

Bunlar;

Fiziksel uzaklık ve erişilemezlik
Her kademede bilgilerin değişikliğe uğraması
Amirin davranış ve tutumu
Astın statüsü
Gelenekler
3.Yatay İletişim

Aynı örgütsel düzeydeki kişi ve bireyler arasındaki iletişimdir. En önemli işlevi, çeşitli örgütsel birimler içinde faaliyetlerin etkinliğini ve uyumunu sağlamaktır. Özellikle modern ve büyük organizasyonlarda aşırı iş bölümünün ortaya çıkardığı farklılaşma ve uzmanlaşma, birimler arası uyumun önemini arttırmış ve bu nedenle yatay iletişimin önemi de artmıştır.
4.Çapraz İletişim
Biçimsel iletişim "yukarıdan-aşağıya", "aşağıdan-yukarıya" ve "yatay" biçimde olmak üzere üç şekilde gelişmesinin yanı sıra, bazı durumlarda iletilen bilgi ya da mesajın niteliğine göre çapraz bir yol izlediği durumlardır. Örneğin bir işveren ya da  genel müdür  deneme aşamasında olan bir ürün ya da makinanın teknik özelliklerini ya da sonuçları öğrenmek isterken hiyerarşik emir-komuta zincirinin dışına çıkarak çalışan bir mühendis yada bir operatörün bilgisine başvurabilir. Bu şekildeki iletişime "çapraz iletişim" denilmektedir. Klasik yönetim biçimine göre yetişmiş insanımıza ters gelen bir iletişim biçimi olmakla beraber işlerin yapılmasında ve karar süreçlerinde etkili bir iletişimdir.

B. Doğal İletişim
Organizasyonlarda biçimsel iletişimin yanı sıra, biçimsel olmayan, yani doğal iletişim de söz konusudur. Organizasyonlarda biçimsel yapının eksik kalması nedeniyle, işgörenlerin ihtiyaçlarını karşılamada doğal grupların  oluştuğu bilinen bir gerçektir. Biçimsel olmayan iletişim genellikle dedikodu ve söylenti şeklinde gerçekleşir.

C. Örgüt Dışı İletişim
Organizasyonlar açık sistemlerdir. Sürekli biçimde değişen bir çevre içinde faaliyet gösterirler.Yaşamlarını sürdürebilmek için örgüt içi iletişim kanalları kadar, örgüt dışı iletişim kanallarını da kullanmak zorundadırlar. Dışarıdan gelen bilgiler, örgütün karar merkezinde, yapısında, programların da ve davranış biçimlerinde sürekli düzenleme ve ayarlama yapmalarını gerekli kılmaktadır.

Gruplar arası iletişim modelleri

Merkezi model : Bu model otorite ve karar alma inisiyatifinin örgütün en üst yöneticisinde toplanmasını temel alan, geleneksel (klasik) örgüt yapı ve felsefesinde sıkça görülen bir modeldir. Grubun bütün üyelerinin merkezi konumdaki yetkili ile bilgi alışverişinde bulunmalarına karşın, kendi aralarında bir iletişim yaşanmamaktadır. Modelin merkezileşme derecesi yüksek, grup tatmini az, kişisel tatmin yüksek ve iletişim hız ve doğruluk derecesi çok yüksektir.
Daire Modeli .Grupta belirgin bir lider yoktur. Bireylerin herhangi biri iletişimi başlatabilir. Grup üyelerinin birbirleriyle iletişim olanaklarının bir hayli fazla olduğu daire modelinde, bir tek kişinin iletişim kurması çok zordur. Merkezleşme derecesinin az, haberleşme kanalının ve grup tatmininin orta, önderlik tatmini, hız ve doğruluk derecesinin düşük olduğu bir modeldir.
Serbest Model : Tüm haberleşme kanallarının her zaman ve herkese açık olduğu, herkesin herkese hiçbir kısıtlama olmadan iletişimde bulunduğu bu model demokratik bir modeldir. Merkezileşme ve önderlik tatmin çok az, haberleşme kanalı sayısı ve kişisel ve grup tatmini çok yüksektir. Ancak, hız ve doğruluk derecesi bu modelde düşüktür.

Örgütsel iletişim araçları :
Örgütsel yapı içerisinde ilişkilerin düzenli olması kadar, bu ilişkilerin nasıl ve hangi araçlarla gerçekleştirileceği de önemlidir. Örgütlerde kullanılacak iletişim araçlarının seçiminde, araçların bilgi aktarmayı kolaylaştırıcı, mesajın biçimini ve özünü değiştirmeden, anlaşılır ve hızlı olmasına özenle dikkat edilmelidir. İşletmelerde bilgi ve haber akışını sağlamak için çeşitli iletişim araçları kullanılmaktadır. Bunlar:

1.Yazılı İletişim Araçları
Mesajın kalıcı olması istenen durumlarda iletilecek bilginin geçerlilik ve doğruluğu kaybolmadan iletilmesini sağlamak için, yazılı iletişim araçları kullanılmaktadır.

Yazılı raporlar
İşletme gazetesi
Broşür ve el kitapları
Afiş, ilan tahtası ve bültenler…vb.gibi.
2. Sözlü İletişim Araçları
Herhangi bir konuda işgörenleri aydınlatmak ve bilgi akışını sağlamak amacıyla sözlü bilgi akışını sağlayan iletişim aracıdır. 

Konferans, seminerler
Görüşme ve toplantılar…gibi.
3. Görsel İletişim Araçları

İletişim ve eğitim alanlarında kullanılan projeksiyon, tepegöz, ses ve resim prodüksiyonları ve bilgisayarla iletişimi içerir.

4-Sözsüz iletişim :İnsanların yüzlerini, vücutlarını kullanarak birbirlerine mesaj iletmeleri sözsüz iletişim sayılır.

Yüz ifadeleri
Bedenin duruş ve hareketleri ile yapılan, konuşma ve yazı olmaksızın insanların birbirlerine bir takım mesajları iletmesidir.
Bu iletişim şeklinde  insanların ne söylediği değil ne yaptığı ön plana çıkar. Sözsüz iletişimi de kendi içinde dört gruba ayırabiliriz.

Yüz ve beden : Yüzümüzdeki  ifade, el ve vücudumuzun duruşu ve göz temasımız sözsüz iletişimde  önemli bir yer tutar. Başı “ evet hayır “ anlamında sallamak, kaşları  “ hayır” anlamında kaldırmak tıpkı sözlü ifadeler gibi anlam taşır.

Bedensel temas : Farklı bedensel temaslar vererek karşımızdakine farklı mesajlar vermeye çalışırız. Örneğin karşımızdakinin omuzunu tutmak, elini sıkmak, koluna girmenin sözsüz anlamları vardır.Bedensel temas :Farklı bedensel temaslarla  karşımızdakine farklı mesajlar vermeye çalışırız. Örneğin  karşımızdakinin omuzunu tutmak, el sıkışmak, koluna girmenin sözsüz anlamları vardır.

Mekan kullanımı : İnsanlar, kendi çavrelerinde oluşturdukları boş mekanlar yoluyla iletişimde bulunurlar. Başka insanlara olan  uzaklığımızı ayarlayarak, onlara uzak yada yakın durarak bir takım mesajlar iletiriz. Sevdiklerimize yakın durmayı tercih ederken, daha az samimi olduklarımızla aramızda biraz daha fazla mesafe bulunmasına dikkat eder, hiç tanımadıklarımıza daha uzak dururuz. Bunlar  mekan kullanma yoluyla yapılan sözsüz iletişim örnekleridir.

Mekanların  kullanılış şekli yakınkığın  bir göstergesi olabileceği gibi statünün de bir göstergesi olmaktadır. Önde yürümek yüksek statünün göstergesidir.  Yüksekte oturmak da yüksek statünün göstergesidir.

Yüksek rütbeli yöneticiler, bilginler ve zenginler önde yürürler. Yargıçlar, profesörler yüksek kürsülerde otururlar.

Araçlar: İletişimde mesaj iletmek için başvurulan yollardan biri de bir takım araçlar kullanmaktır. Bunlara rozetler, takılar, belirli kıyafetler vb.araçlar çevreye verilen birtakım mesajları iletir.

Bütün canlıların ihtiyaç duyduğu iletişimin insan yaşamındaki  yeri çok farklı ve anlamlıdır. Çünkü diğer canlılardan farklı olarak insan, sürdürebildiği iletişimleri inceler ve geliştirir.

Diğer canlıların da  birbirleri ile derin ve anlamlı iletişim kurduklarından söz edilebilir. Ancak  tüm canlılar içinde yalnız insanlar birbirlerinin rolüne girip birbirleri ile empati kurma şansına sahiptirler.

Hangi yol ya da yöntemle olursa olsun iletişim bilgiyi paylaşmada  büyüme ve gelişme  için gerekli  ve etkili bir araç olduğuna göre; net, açık , yoruma yer bırakmayacak şekilde  hepsinden önemlisi hızlı olmalıdır.  İletişimin zayıflığı  mesajın anlaşılamasını güçleştirir ve zaman israfına yol açar. moral bozuluğu ve motivasyon düşüklüğüne neden olur. Bilgi akışını yavaşlatır, zorlaştırır. İş verimini duşürür

Anlaşılamamak veya yanlış anlaşılmaktan korku, iletişim de karar verme sürecini de kötü yönde etkiler. Yönetime katılımı engeller.

Kaynaklar

Budak,G. Ve Akat,İ. İşletme Yön. İst.1994

Can,H. Organizasyon ve Yön.,Ank. 1999

Dökmen,Ü. İletişim Çatışmaları ve Empati, İst. 1999

Eren,E. Yönetim ve Org. İst..1998

Koçel,T. İşletme Yöneticiliği, İst.1998

 

 Atilla Filiz

Mak.Muh.(MBA)

ATİ Mühendislik Eğitim Yön. Danışmanlık  

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir