Sanırım bu bir yaradılış meselesidir. Bu dünyada bazı insanlar işlerini çok ciddiye alırlar, bazıları almazlar. İşini ciddiye alanlar da işin her noktasını ciddiye alırlar. İşte işini çok ciddiye alan bir dostum beni aradı. Bir konuşma yapacakmış. Bunun için bilgisayarda meşhur "Power Point" yazılımını kullanarak sunumunu hazırlamış. "Bu konuda internette bulabildiklerimi okudum. Sunumun başarılı geçmesi için ne tavsiye edersin?" dedi. Ben de ona bazı tavsiyelerde bulundum. Artık bilgisayar yardımı ile "Power Point" ve benzeri yazılımlar kullanarak sunum yapmak her işe girdiği için okuyuculara da faydası olur diye, dostuma yazdığım tavsiyeleri siz okuyucularımla da paylaşmak istedim.
Sunum yapacaklara tavsiyeler:
. Şu önemli gerçeği aklınızdan çıkarmayınız: Millet toplantıya sizi dinlemeye gelir, slayt seyretmeye değil. Slaytlar, sadece konuşmanıza destektir; sizin yerinizi tutmaz.
. Bazen insanlar konuşmayı unutup, sadece slayt geçirir milletin gözü önünden. Bazen de konuşur, slaytları unutur; onlar perdeye asılı kalır. Bu iki durum da dinleyici açısından rahatsız edicidir. Konuşma, slayt ile senkronize olmalıdır. Bu senkronizasyon sağlanmazsa konuşma, dublajı bozuk filmlere döner.
. Konuşma sırasında slaytları iyi konuşturunuz. Örneğin, slaytlarda grafik varsa, grafiğin ne anlama geldiğini anlatınız; dinleyicilerin anlayışına bırakmayınız. Kendinizi, müzedeki iyi bir rehber gibi düşününüz. Fikir bahçenizin resimlerinde en önemli gördüğünüz yerleri dinleyicilerinizin dikkatine getiriniz.
. Konuşma senaryonuzu iyi yazınız. Girişte ne anlatacağınızı özetleyiniz, sonuçta da ne anlattığınızı. Milletin aklında en çok bu iki bölüm kalır. Senaryo tam ve akıcı olmalıdır. Eğer akıcılığı sağlayamazsanız, sizi dinleme yolculuğuna çıkmış olanlar, son durağa gelmeden yolda inenler.
. Başlangıç önemlidir. Konuşmaya giriş ilgi uyandırmalıdır. Girişi, renkli yapınız. Örneğin, bir güzel anekdot, bir fıkra veya bir karikatürle bu olabilir. Ama bunda çok dikkatli olmak zorundasınız. Bazı konuşmacılar bunu bir zorunluluk olarak görürler ve fıkrayı zoraki bir vazife gibi anlatırlar; bu nedenle zorlanırlar. Baştaki bu renkli girişin konuyla bağlantısı olmalıdır. Yoksa, "Al sana bir kaya, nerene dayarsan daya" deyişine örnek teşkil eder. Eğer içinizden gelmiyorsa, fıkra anlatmayınız, konuşmanıza mizah katmaya kalkmayınız. Mizah, paraşüt gibidir; zamanında açılmazsa işe yaramaz. Bu nedenle mizahın zamanlamasını iyi yapınız
. Elinizde ufak bir not kağıdı olsun. Bu not kağıdında, konuşmanızda söz edeceğiniz hatırlatıcılar, ip uçları olmalıdır. Aslında daha akıllısı, slaytları not kağıdı gibi kullanmayı bilmektir.
. Konuşma metnini konuşma sonunda dağıtınız, başında değil. Başta dağıtırsanız konuşmanızdaki sürprizler bozulabilir. Dinleyicileriniz, "Nasılsa konuşma var" diye sizi doğru dürüst dinlemeyebilirler.
. Her duruma hazır olunuz. Örneğin projektör çalışmayabilir, bilgisayar ile uyum sağlamayabilir. Lojistik olarak bir B planınız olsun ki, krizi atlatabilesiniz. Eğer bu durumlara hazır olursanız panik yapmazsınız. Ama en iyi kriz yönetimi, kriz olmasını önlemektir. Bu nedenle, mümkünse konuşmadan on beş dakika önce tüm hazırlıkları bir kez daha gözden geçiriniz.
. Mümkünse dinleyici sorularını konuşmanızdan sonra cevaplayınız. Böylece konuşmanın akışı bozulmaz; rahat edersiniz. Hem de annesinden erken doğmuş, aceleci tipler, sorularının cevabını konuşmanızın ilerleyen bölümlerinde bulabilirler. Böylece sorulacak soru sayısı da az olur, boş yere yorulmazsınız.
. Konuşma sırasında dinleyicilerle göz temasını kaybetmeyiniz. Bazen insanlar mahcup gelinler gibi davranır, dinleyicilerin yüzüne bakamazlar. Dinleyicilerin gözlerine çekinmeden bakınız, gözlerine kilitlendiğinizi hissetiniz..Modemin yeşil ışığı sabitlendiğinde iki bilgisayar arasında iletişim kurulmuş demektir. Bu anlamda tüm dinleyicilerin gözleri yeşil olmalıdır. Onların gözlerinden kulaklarından beyinlerine ve yüreklerine girmeniz gerektiğini unutmayınız.
. Yetişkinlerin dikkatleri en fazla 20 dakikadır. Konuşmanız uzunsa yirmi dakikada bir "olay" yaratarak dikkatleri yeniden toplayınız. Uyuyanları uyandırınız. Bu bir fıkra, bir yaşanmış deneyim, dinleyiciye soru sorma ve benzeri bir şey olabilir. Ama bunu da konuşmanın doğal akışı içinde yapınız.
. Son söz olarak şunu söyleyeyim, anlattığınız konuyu çok iyi bilmelisiniz. Bilmek yetmez; işinizi yukarıdaki dostumuz gibi ciddiye alıp sunumunuza iyi hazırlanmalısınız. Biliyorsanız ve hazırsanız, her şey iyi gider, merak etmeyiniz.
YÖNETİCİNİN NOT DEFTERİ / Uğur Tandoğan
Dunya Gazetesi
