3D Lojistik Eylül 2005
Süreç iyileştirmede
Atilla Filiz
atidanisman@ttnet.net.tr
Üretim süreçlerinin iyileştirilmesi ile ilgili konular işletmelerde ve iş yerlerinde önemini korumaktadır. Bir şeyi iyileştirmek icin ölçmek gerekir. Bilinmektedir ki “ Ölçmediğinizi iyileştiremezsiniz! Ölçmek bilmek bilmek yönetmektir.”
Sürecin etkinliğini ölçme de kullanılan yöntemlerden biri de değer analizi; yani üretim sürecine katma değeri olan ve olmayan faaliyetlerin analizidir.
Şirketler hangi büyüklükte olurlarsa olsunlar, karlılık, kalite, teknoloji ve sürekli gelişme ile ilgili talepleri karşılamayı hedef alırlar . Nedeni basit. Çünki varlık sebepleri para kazanmak.
Üretim teknolojisindeki hızlı gelişmeler işletmelerde her aşamada etkisini gösteriyor. Hız kadar önemli olan bir diğer faktör de üretim teknolojisindeki değişiklikler. İşletmelerin satıcı ve alıcı ile oluşturdukları değer zincirinin her aşamasındaki rekabet, işletmeleri yeni arayışlara ve stratejilere yönlendirmektedir. Stratejik olarak avantaj elde etmek ve bu üstünlüğü sürdürmek için kaynakların çok iyi şekilde değerlendirilmesi ve amaçlar doğrultusunda kullanabilmesi önemli ve zorunlu hale gelmiştir.
Değer Analizi ve Katma Değer
İşletme fonksiyonlarının yerine getirilmesi için tekrarlanarak yerine getirilen işlemler İşletme ortamında faaliyet adını alırlar. Faaliyetler: Katma değer yaratan ve katma değer yaratmayan faaliyetler olarak ikiye ayrılıyor.
Daha geniş bir ifade ile katma değer yaratan faaliyet, müşteriye sunulan ürün ya da hizmetin değerini artıran faaliyetlerdir. Bunun tersine, katma değer yaratmayan faaliyetler, üretime harcanan zamanı artırmakta fakat, ürün ve/veya hizmetin değerini artırmamaktadır. Katma değersiz faaliyetler, müşteri açısından gereksiz faaliyetlerdir. Maliyetlerde artışa neden olan bu faaliyetler JIT (Tam Zamanında Üretim) felsefesine göre israftır ve ürün ya da hizmetin kalite ve pazar değerini etkilemeksizin azaltılmalı ya da ortadan kaldırılmalıdır.
Faaliyet analizi için, önce işletmedeki süreçler tanımlanmalıdır. Süreçte üretim, dağıtım, satış, yönetim ve diğer fonksiyonlar yer alır.
Değer analizi ise çok genel tanımıyla, hangi seçeneğin daha iyi üreteceğini saptamak ve gerekli fonksiyonların en düşük maliyetle elde edilmesine çalışmaktır. Bunun için de hangi fonksiyonların gerekli olduğuna karar verilmesi ve buna bağlı olarak gereksiz maliyetlerin elimine edilmesi gerekmektedir. Gereksiz maliyetleri elimine etmek; kalite, güvenilirlik, tüketici arzusu ve çekicilik gibi faktörlerden fedakarlık yapmak şeklinde anlaşılmamalıdır.
Değer analizinde; ürünün fonksiyonu , bu fonksiyon gerekli olup olmadığı, maliyeti , aynı fonksiyonu başka hangi ürünün yerine getirebilleceği, bunun maliyetinin ne olacağı gibi sorulara cevap aranır.
Müşteri ve pazarlamayı dikkate alarak; bir ürünün temel fonksiyonlarının yanısıra, kolaylık sağlaması, güvenilir olması, kullanıcıyı cezbetmesi ve kullanıcıyı tatmin etmesi ile ilgili fonksiyonlar da bu analize dahil edilmelidir. Tüm ürün ve müşteri gözönüne alınmalı, temel olmayan, fakat müşteri için önemli olan estetik fonksiyonlara da yer verilmelidir.
Değer Kavramı
Değer, fonksiyonun beklenen kalite ve zamanda gerçekleşmesini, mümkün olan minimum maliyetle elde ederken ortaya çıkar. Değerin maliyetle direkt olarak bağlantısı yoktur. Bir ürünün değerinin ortaya konulabilmesi için aynı performansı sağlayabilen bir ürünle mukayese edilmesi gerekmektedir. Değer, bir nevi, kişinin herhangi bir şeyi almak veya vermek konusundaki arzusuyla ölçülebilen bir kavram olarak görülebilir.
Değer Kavramı: Maliyet Değeri, Değişim Değeri, Kullanım Değeri, Etkileyici Değer gibi ifadelerle tanımlanır.
Üretim Süreç Etkinliği
Üretim sürecinde yer alan ve üretimin gerçekleştirilmesindeki faaliyet ve işlemlerin süresi , toplam üretim süresini oluşturur. Üretim sürecinde belirli faaliyetler gerçekleştirilirken bunların önemli bir kısmı üretilecek ürün üzerinde değişikliğe neden olmayan faaliyetlerdir. Yani İşlem faaliyetleri dışında kalan faaliyetler, katma değer yaratmayan faaliyetleridir. Bu faaliyetlerin üretim süresi içindeki oransal ağırlığının hesaplanması ile katma değer analizi yapılmış olur. Diğer yandan üretim sürecinde yer alan toplam faaliyetler arasında yapılacak oransal karşılaştırma ile üretim süreç etkinliği hesaplanır. Üretim süreç etkinliği, katma değer yaratan işlem süresinin, süreçteki tüm faaliyetlere ilişkin toplam süreye bölünmesi ile hesaplanır.
Bir üretim sürecinin üretim süreç etkinliği yardımı ile değer analizine tabii tutulması sonucunda, işletmede tüm üretim sürecinin toplam süresi içerisinde yer alan ve değer analizine tabi tutulan tüm faaliyetlere ilişkin sürelerin azaltılıp azaltılamayacağı sorgulandığında süreç etkinliği ve değeri analiz edilmiş olur.
Üretim sürecinin toplam süresini oluşturan katma değer yaratmayan faaliyetlere ilişkin sürelerin kontrol altına alınıp azaltılması, katma değer yaratan faaliyetlere ilişkin süreye göre kısa dönemde, daha kolay olacaktır. Ancak, katma değer yaratan faaliyetlerin süresinde azalma, sürecin iyileştirilmesi ile mümkün olacağından uzun dönemli bir plan içinde yer alacaktır.
Buradan şu sonuca ulaşılmaktadır: Üretim süresinin azaltılması, genel anlamda maliyet ve müşteri tatmini gibi göstergelerde olumlu bir etki yaratmaktadır. Üretim süresinin azaltılması, üretim parti büyüklüklerini azaltmakta ve büyük ölçüde esneklik sağlamaktadır. Esneklik, müşteri ihtiyaçlarına cevap verme ile ilgilidir.
Uzun üretim süreleri, depolama, elde tutma ve diğer genel üretim giderlerinde artışa neden olmaktadır. Katma değer yaratmayan faaliyetlerin azaltılması genel üretim giderlerinde azalmayı beraberinde getirecektir.
Bununla beraber, üretim sürecinde etkinliğin sağlanması ve katma değer yaratmayan faaliyetlerin azaltılması, süreçteki stokların azalması ile sonuçlanacaktır. Bu, stoklara bağlanan paranın serbest kalması ya da diğer faaliyetleri için kullanılması demektir.
Yarı mamullerin azalması ile, bu stoklar için depolama ve taşıma için ihtiyaç duyulan alan da azalacaktır. Bu sayede, genel üretim giderleri ve gelecek dönemler için ilgili alanlar için ek harcama yapılması önlenmiş olacaktır.
Kısa üretim süreleri, ürünlerin zamanında teslimini kolaylaştıracak, zamanında teslim, müşteri memnuniyetini artıracaktır.
Süreçte bekleme, stokta bekleme ve gereğinden çok ürünlerin taşıma sırasında hasar riski, kalite yönünden kayıplara yol açar. Süreçte etkinlik sağlanması ile bu katma değersiz faaliyetler azaltılarak yada ortadan kaldırılarak değer ve kalite aynı anda gerçekleştirilmiş olur.
Üretim sürecinde faaliyetler arasında bekleme, taşıma, kontrol gibi faaliyetlerin sürelerinin azaltılması yarımamul stoklarını azaltır.
Üretim süresi arttıkça, kullanılan malzemenin tedarikine ilişkin yapılan tahminlerde sapma gereğinde fazla malzeme alımına neden olur ve işletme sermayesinin verimini düşürür.
Kısa üretim süresi özetle ; az stok, az işçilik ve az genel üretim giderleri demektir.
KOBİ’lerde yaygın olarak “zaman”a önem verilmemektedir. Katma değer yaratan ve yaratamayan faaliyetlerin analizi, işletmelerin zamana daha farklı bir açıdan bakmasını sağlayacaktır. İşletmelerde gerçekleştirilen katma değer analizi ile, katma değer yaratmayan sürelerin azaltılmasına paralel olarak stratejik avantajlar elde edilir.
Üretim süreleri, kayıp ve fireler, tüm stok gruplarında azalmalar olur.
Maliyetler azalır, sabit yatırımların daha etkin kullanılmasını sağlar.
Sermayeye duyulan ihtiyaç azalır, müşteri tatmininde artış görülür.
Üretim sürelerindeki kısalma, tüm stok seviyelerinde azalmaya, azalan stok seviyeleri de çalışma sermayesindeki azalma ve esnekliği beraberinde getirir.
İşletme sermayesindeki azalma, borçlanmaya duyulan ihtiyacı ve finans giderlerini azaltır ve işletmenin karlılığına olumlu etki yapar.
Üretim Süresi İle İşletme Performansı Arasındaki İlişki
Üretim süresindeki kısalmalar, işletmeler açısından bir çok avantajı beraberinde getirir. Üretim süresi ve süreç etkinliği ; teknoloji ağırlıklı yapılan yatırımlarda yatırıma karar verirken de göz önünde bulundurulması gereken unsurlardır.
Değer mantığına göre, Katma değer yaratmayan faaliyetler, gereksiz kaynak tüketeceğinden işletme sermayesi maliyetini artıracaktır. Üretim süreç etkinliği ile, katma değer yaratmayan faaliyetler azaltılır ya da ortadan kaldırılmaya çalışılır. Müşterilere kaliteli ve düşük maliyetli ürünleri anında teslim etmek, işletmelerin temel felsefesi olmalıdır. Bu felsefenin temel dinamikleri içerisine; işletmeler tarafından göz ardı edilen “Üretim Süreç Etkinliğinin Ölçülmesi ve Katma Değer Analizi” konusu yerleştirilmelidir.
İşletmeler, kaynak kullanımı ve faaliyetler arasındaki ilişkiyi değer esasına göre üretilecek ürün ya da hizmete yansıttıkları takdirde, ürün/hizmet maliyeti, işletme için önemli bir rekabet üstünlüğü sağlayacaktır.
Sonuç olarak yapılan; Üretim Süreç Etkinliğinin Ölçülmesi – Katma Değer Analizi gibi çalışmalar, üretim kurumlarının piyasada göreceli üstünlük kazanmalarını sağlayacak ve işletmelerinin performansını yükseltecektir.
