C.Ü. İktisadi ve İdari Bilimler Dergisi, Cilt 3, Sayı 1, 2002 25
Abdullah YILMAZ ve Seyfettin ASLANC.Ü. İ.İ.B.F. Kamu Yönetimi Bölümü
Özet
Bireylerin amaçlarına ulaşabilmelerinin en iyi yolu faaliyetlerini örgüt yapısı içerisinde
gerçekleştirmeleridir. Örgütler, bireylerin aktivitelerini gerçekleştirebilmeleri için çeşitli
önemli kaynaklara ihtiyaç duyarlar. Bu kaynaklardan birisi, diğerlerinden oldukça farklı
özelliklere sahip olan zaman kaynağıdır. Örgütün sahip olduğu kaynakları en etkin ve
verimli şekilde kullanılmasından sorumlu olan yöneticiler, bu amacı gerçekleştirmede
başarılı olmak istiyorlarsa zamanlarını en etkin şekilde kullanmak zorundadırlar.
Zaman diğer kaynaklara benzemez. Çünkü, satın alınamaz, satılamaz, kiralanamaz, ödünç
verilemez, ödünç alınamaz, depolanamaz, çoğaltılamaz, üretilemez, değiştirilemez.
Yapılabilecek tek şey harcanmasıdır.
Zaman yönetimi, zaman faktörü göz önünde bulundurularak, kaynakların etkin kullanımı
demektir. Bireyler bu sayede bireysel amaçlarını başarmada etkin olurlar. Zaman
yönetiminin iki boyutu vardır; kişisel zaman yönetimi ve örgütsel zaman yönetimi. Bu
çalışmada örgütsel zaman yönetimi ele alınmaktadır.
Anahtar Kelimeler: Zaman, Örgütsel zaman yönetimi, Yetki devri, Etkin iletişim,
Toplantılar.
Giriş
Modern yönetim düşüncesinde “Zaman” önemli bir üretim faktörü ve bir
kaynak olarak ele alınmakta ve bu kaynağın yatırımlar içinde temel bir paya sahip
olduğu kabul edilmektedir (Webber, 1972: 77). Bütün üretim girdileri arasında görünüşe göre en az anlaşılan ve en kötü yönetilen kaynak zamandır. Zamanı etkilive verimli bir şekilde kullanabilmek için onun iyi yönetilmesi şarttır. Günlük
hayatlarında insanlar, yaşadıkları zamanın farkına varamamaktadırlar. Halbuki
zamanı fark etmek, onu iyi yönetebilmek için ön-şarttır. Zaman önceden
kararlaştırılmış bir hızla akıp gittiğinden dolayı sorun zamanı yönetmede değil,
yöneticinin kendini zaman içinde yönetebilmesindedir. Öyleyse zaman, sorunun
kendisi değildir. Sorun yöneticilerdir. Önemli olan ne kadar zamanın olduğu değil,
sahip olunan zaman içinde neler yapılabileceğidir. Bu konuyla ilgili olarak Peter F.
Drucker şu gözlemde bulunmaktadır; “Zaman en az bulunan kaynaktır, eğer o
doğru yönetilmiyorsa hiç bir şey yönetilmiş sayılmaz” (Mackenzie, 1985: 14).
Günlük hayatta sıklıkla kullanılan bir söz vardır: “Hiç zamanım yok”; veya
“zaman bana yetmiyor”. Zaman belki herkes için önemlidir ama özellikle
yöneticiler için bu önem çok daha büyüktür. Yapılan bir araştırmada zaman
konusunda binlerce yönetici ile konuşulmuş; bunlardan yalnızca yüzde birinin
yeterli zamana sahip oldukları görülmüştür (Can, 1994: 271). Tüketilen zamanın
geri döndürülmesi, satın alınması, kiralanması mümkün değildir. Para gibi
toplanamaz, hammadde gibi depolanıp istenildiğinde kullanılamaz; Böylesine
değerli bir kaynak olan zamanın etkili ve verimli olarak kullanılabilmesi son
yıllarda “zaman yönetimi” adlı yeni bir konunun ortaya çıkmasına neden olmuştur.
Zira, insanın hayatında bilinçli ya da bilinçsiz olarak kontrolün çok zayıf, hatta yok
olduğu alanlarda, bazı amaçların başarılması, hayatı anlamlı hale getirebilmektedir.
Bu alanlardan biri de zaman yönetimidir (Williams ve Long (1979)’dan aktaran: Balcı, 1990: 95). Bir örgüt ne kadar büyürse, sonuçta yöneticinin o kadar az zamanıolmaktadır. Bu da, yönetici için, zamanının nereye gittiğini bilmesini ve kendine aitküçük bir zaman dilimini bile kullanmayı öğrenmesini zorunlu kılmaktadır (Dinçerve Fidan, 1996: 441).
