Zaman yönetiminin uygulanmasına ilişkin olarak bütün kaynaklarda yazarların kişisel tecrübelerine dayalı görüşlerinin ağırlık kazandığı tavsiyeler bulunmaktadır. Bunlardan önemli olduğunu değerlendirdiğimiz öneriler aşağıda sıralanmıştır:
1. Zamandan ne beklendiğinin ortaya koyulması, öncelikle hedeflerin ortaya konmasını gerektirir. Hedeflerin belirlenmesi akılcı ve gerçekçi olmalıdır.
2. Acil olanla önemli olan arasındaki farkın iyi algılanması önemlidir. Bu fark algılanamadığı takdirde planlamamız acil olanlarla önemli olanların iç içe girdiği bir dizi karışık işler manzumesi halini alacaktır.
3. Önceliklerimizin ne olduğunu ortaya koymamız da bizim için en önemli yol gösterici olacaktır. Yanlış belirlenen öncelikler planlarımızdaki yanlışlığa yansır ve bizi başarısızlığa götürür.
4. Amaçlara ulaşmak için bütün faaliyetlerin planlanması çok önemlidir. Unutulmamalıdır ki, planlamaya harcadığımız zaman, bizi çok daha büyük zaman kayıplarından kurtaracak can simidimiz olacaktır.
5. Görevler listemizi zamanlandırmamız bize faaliyetlerimizin etkin kontrolünü sağlayacak denetim mekanizmasını oluşturma fırsatı yaratır.
6. Zamanımızın ne kadarını neye harcadığımız bilmek, gelecek planlamalar açısından çok önemlidir. Bize gelecekte zaman kazandırır. Örneğin rutin faaliyetlerimizin günlük çalışmamızın yüzde altmışını kapsaması, bizim gelecekte bu konuda yetki devri gibi ciddi kararlar almamızı gerekli kılabilir.
7. Kişisel disipline sahip olmak ve gerektiğinde “hayır” diyebilmek, planlarımızın geleceği açısından çok önemlidir. Çoğumuz bir faaliyet sırasında bizden bir ricada bulunan arkadaşımıza “hayır” diyememenin sıkıntısını önemli işlerimizin gecikmesiyle öderiz.
8. Biyolojik çalışma zamanımızın tespiti, planlamamızı etkileyen çok önemli bir konudur. Günün hangi saatinde daha verimli olduğumuzu bilmek, bize faaliyetlerimizi planlarken bir rehber olacak ve ekstra zaman yaratma fırsatı verecektir.
9. Doğru işi doğru yapmaya özen göstermek önemlidir. Drucker, “ doğru şeyi yapmak, işi doğru yapmaktan daha önemlidir” demektedir. Doğru şeyleri yapmak etkililik, işi doğru yapmak ise yeterlilikle ilgilidir.
10. Erteleme tuzağından kurtulmak için işleri küçük parçalara bölerek yapmak, “İsviçre peyniri” adında bir yönteme konu olmuştur. İşlerimizi ertelememek, zaman yönetiminde başarı için önemli bir faktördür.
11. Mükemmeliyetçi olmaktan kaçınmak önemlidir. Bir işi mükemmel yapmaya çalışmak, detaylara gereğinden fazla önem vermeyi gerektirir. Bu da bizim için ekstra zaman kaybı demektir. Burada ifade edilmeye çalışılan, işleri baştan savma yapmak değildir. Malezya kültüründe sadece Tanrının bir işi mükemmel yapabilmeye muktedir olduğuna inanılır.
12. Çalışma mekanının işlerimizi kolaylaştırması gerekir. Bunun için de iyi bir dosyalama sistemi, düzenli bir çalışma ortamı gibi unsurların bir araya gelmesi gerekir. Çalışma masasının sade ve düzenli olması da önemlidir.
13. Faaliyetlerimizi birleştirmek de bize ekstra zaman kazandıran bir yöntemdir. Bir faaliyetin sonuçlarını beklerken bu arada okuma notlarını inceleyebiliriz.
14. Uzun süre çalışmak, zamanı iyi yönetmek değildir. Küçük başarılardan sonra kendimizi ödüllendirmemiz, az da olsa eğlenceye zaman ayırmamız, zamanımızı gelecekte daha verimli kullanmamıza yardım edecektir.
Kaynak: Yaratım İçerik İletişim
