Bir kuruluş, süreçlerini belirlemeye temel süreçlerden başlamalı ve kuruluşun NE yaptığı ve/veya NE YAPMAK istediğine odaklanılmalıdır. Fonksiyonel bakış açısından kurtulmak ve bölüm, “departman” gözlüğünden bakmamak önemlidir.
İş ve işin nasıl aktığı dikkate alınmalıdır.
Ana süreçlerde, birden fazla bölüm yer alır. Ana süreçler bölümler boyunca çalışırlar.
Sürecin, girdisi ve çıktısı olan birbiriyle alakalı işlemler bütünü olduğu unutulmamalıdır. Sürecin çıktısı, iç veya dış müşteriye faydalı bir ürün veya hizmet olmalıdır. Girdi ise bir talep, bilgi veya hammadde olabilir.
Ana süreçler, yönetilebilir, mantıklı alt gruplara bölünerek süreçler elde edililir. Bir süreç, alt süreçlere bölünebilir veya sadece işlemler / etkinlikler içerebilir. Örneğin, bir veritabanından bilgiler derleyerek bir rapor hazırlamak veya fotokopi çekmek bir işlemdir; bir sürecin içinde bir işlemdir. Fakat, “Pazar Araştırması” , “Müşteri Şikayetlerinin Ele Alınması”, veya “Yeni ürün Geliştirme” ise, süreçtir (temel süreç / süreç / alt süreç); çünkü bunlar içinde birden fazla işlem vardır.
Süreçler belirlendikten sonra:
Her sürece bir Süreç Sahibi atanmalı ve süreçler tanımlamalıdır. Bir süreci tanımlamak demek
- sürecin girdisini
- sürecin çıktısını
- sürecin tedarikçisini/tedarikçilerini
- sürecin müşterisini/müşterilerini
- sürecin başlangış etkinliği
- sürecin bitiş etkinliğini
- süreçte yer alan alt süreç veya işlemleri
- süreçte yer alan katılımcıları (süreçte çalışanlar)
- sürecin performansının hangi göstergelerle ölçüleceğini
- ve tabii süreç sahibini
belirlemek ve belgelemek demektir. Bunun için bir form hazırlamak uygun olacaktır. Her süreç bir sayfada tanımlanarak ve “Süreç haritası” da çizilip bu tanıma eklenerek belgeleme tamamlanır. Süreç haritasındaki etkinlikleri ayrı bir sayfada yazıyla – kısaca – açıklamak da yararlı bir yoldur. Çünkü süreç haritası – tüm alt süreçler ve bunların işlem adımları iş akış şeması (“flowchart”) kullanılarak çok ayrıntılı şekilde çizilmedikçe, ayrıntıları içermeyen “block diagram” şeklinde yani alt süreç veya işlemleri kabaca dörtgen kutularla gösteren bir çizimdir. Kabaca gösterilen her kutu daha sonra başka harita ve iş akış şemalarıyla detaylandırılabilir. İş akış şemalarına kadar inilse bile, süreç haritasının kısaca ve yazıyla açıklanması bu belgelere bakan kişilere açıklayıcı ve yol gösterici olacaktır.
