Nisan ayı geldi mi şirketler teker teker faaliyet raporlarını piyasa çıkarmaya başlar. Kimi şirket için sadece finansal verilerin paylaşıldığı teknik bir analizden öteye gitmese de bu raporlar, birçok şirket için tam anlamıyla bir tanıtım aracı niteliğindedir. Gerçekten faaliyet raporlarının amacı nedir, neden onca para bu işe akıtılır ve aslında neyi temsil etmelidir?
Öncelikle faaliyet raporu, şirketin hissedarlarını, müşterilerini ve ilgili tüm birimleri bilgilendirmek için hazırlanıyor elbette. Geçmiş bir yılın muhasebesinin derli toplu verileceği önemli bir kaynak. Eğer becerilebilirse, şirketin güçlü yanlarını teknik analizlerin de desteği ile gözler önüne sermek için iyi bir yol. Ve en önemlisi, şirketin kurum kimliğini, tarzını, iletişim dilini düzenli olarak hatırlatmak için vazgeçilmez bir araç.
Hal böyle olunca, çıkan örneklerde bu dört önemli ipucunu aramaya başlıyorsunuz. Bulabiliyor musunuz? Bazılarında elbette!
İletişimin bugünkü trendi, faaliyet raporlarını firmanın imajını yansıtan önemli bir iletişim aracı olarak kabul ediyor ve sadece mali verilerden oluşmaması gerektiğini söylüyor. Bununla da kalmıyor, onca para akıtılarak hazırlanan ve istenen hedef kitleye özenle yollanan faaliyet raporlarının, pazarlamanın önemli bir parçası olarak kabul edilmesi ve bunun için altyapının iyi hazırlanması gerektiğini bize öğretiyor.
Öncelikle faaliyet raporu, şirket kimliğini taşımalı; sadece hissedarları ve iş ortaklarını hedef almamalı. Zaman zaman şirket ile ilgili önemli bilgilerin paylaşılmasının atlandığı çalışanların, şirketlerine olan güvenlerini tazelemek; olası müşterilerin akıllarında yer edinebilmek; sürekli bilgi akışında tutulması gereken medyaya ve borsa uzmanlarına doğru bilgiyi zamanında ulaştırmak da temel bir amaç olmalı. Şirket hissedarları, raporda gelirleri, kârlılığı, sürdürülebilirliği, riskleri ve yeni projeleri görmek isterken, borsa uzmanları, şirketi yatırımcılarına tavsiye etme kararına ışık tutacak teknik analizleri içeren bir rapor; şirketin yapıtaşları çalışanlar, başarıların kendileriyle paylaşıldığını hissettiren bir rapor; medya ise şirketi her açıdan tanıma fırsatını sunan bir rapor görmek isteyecektir.
Hedef kitleyi böylesine geniş tutunca, hazırlanan dokümanın soğuk yüzünün yumuşatılması, yazı-resim dengesinin sağlanması ve duygulara hitap eden bir yapının kurulması şart oluyor.
İşin başında sorulması gereken pek çok soru var: Faaliyet raporunun hedef kitlesinde oluşturulmak istenen düşünce nedir? Bunun rapora uygulanışı nasıl olmalıdır? Yani konsepti ne olmalıdır? Karar verilen konsepte göre metinler nasıl oluşturulmalıdır? Konsepti destekleyici görsel çalışma nasıl olmalıdır? Raporu okuyanlar, şirketin faaliyette bulunduğu sektörü gözlerinde canlandırabilecekler mi? Rapor ilginç mi, anlaşılabilir mi, yoksa bir tasarım harikası mı olacak? Rapor ilginç olabilir; ancak amacınıza hizmet etmeyebilir. Rapor anlaşılabilir olur; ancak yine amacınıza hizmet etmeyebilir. Tasarım harikası bir rapor olabilir; ama amacınızın yanından bile geçmeyebilir. O zaman faaliyet raporunuzun amacını çok net olarak düşünmelisiniz. Çünkü, bunda birinci sorumluluk sizde. Ve sonra bu işi emin ellere teslim etmelisiniz.
Bir laf vardır: Erken kalkan çok yol alır. Birçok işte geçerli olduğu gibi, faaliyet raporunun hazırlanmasında da zamanında harekete geçmek çok önemlidir. Faaliyet raporu hazırlama işini Mart ayı sonuna bırakırsanız, muhtemelen çıkan sonuç sizi tatmin etmeyecektir. Bu yüzden, şirketiniz için hazırlatacağınız faaliyet raporunun çalışmalarına yıl bitmeden başlamalısınız. Mali sonuçlar çıkmadan ne yapılabilir sorusuna gelince, içinde bulunduğunuz yılın nasıl geçtiğine dair veriler zaten elinizdedir. Bunlardan yola çıkarak ajansınıza iyi bir brief verebilirsiniz. Böylece, ajansınızın konsept geliştirmek, sizin de bunu değerlendirmek için yeterli zamanınız olacaktır. Unutulmaması gereken konular:
Kimse yazı ve rakamlardan oluşmuş raporları okumak istemiyor. En sıkıcı dokümanlar bile hedef kitleyi harekete geçirecek canlılıkta hazırlanmak zorunda. Burada fotoğraf çekimleri kritik önem taşıyor.
Çetrefilli bir dille yazılmış zor anlaşılır dokümanların -bu faaliyet raporu dahi olsa- yeri kağıt kıyma makineleri. Metinler açık, net ve sade olmalı.
Faaliyet raporu hazırlamak göründüğü kadar kolay değildir.
Kaynak: www.marjinal.com.tr /Asuman Bayrak
