Proje yönetimi, stratejik sebeplerden dolayı ihtiyaç duyduğumuz bir takım sonuçlara ulaşmak için, kontrollü ve organize edilmiş bir çalışma içinde kurumun uygun kaynaklarını kullanma sürecidir.
Proje Yönetiminin Özellikleri:
>>Hedef merkezlidir.
>>İhtiyaç duyduğumuz şeyleri elde etmek için değişim merkezlidir.
>>Başarıya ulaşmak için çok yönlü becerileri bünyesinde toplar.
>>Fırsatçıdır. Bilinenleri göz ardı ederek yeni çözümler arar.
>>İşlerin zamanında bitmesi için kontrollü yürütülür.
>>Performans merkezlidir. İşin kalitesi ve çalışma tarzı için yüksek standartlar belirler.
>>Sorgulayıcıdır, eski adetleri göz ardı ederek yeni yöntemler geliştirmeye çalışır.
>>Kurumların çoğunda proje yöneticiliği kısa vadeli bir iştir ve kısa bir zamanda bir-bazen birden fazla da olabilir işin tamamlanmasından sorumludur.
Bundan dolayı, kurumun diğer branşlarında çalışan yöneticilerin işine kıyasla biraz daha karışık ve zordur. Proje yöneticileri normal yöneticilik beceri ve sorumluluklarının yanı sıra fazladan bir takım becerilere sahip olmak zorundadır:
>>Değişik branşlardan gelen ve projenin yanı sıra bir takım görevleri olan bir grup insanı idare edebilmek.
>>Elemanlarınızın kendi müdürlerinin kararları ile istikrarlı bir şekilde projeye devam edememesi durumunda ortaya çıkabilecek boşlukları doldurabilmek.
>>Devamlı değişen elemanlara sahip etkili bir ekip ortamı yaratabilmek.
>>Birbirini tanımayan insanlardan etkili bir ekip oluşturmak.
>>Elemanların birbirini tanımamasından kaynaklanan zayıf iletişimin ve yetersiz bilgi paylaşımının önüne geçebilmek.
>>Elemanları, kendi asli görevleri ile ilgisi olmayan işlere motive edebilmek.
>>Elemanların daha sık bir araya gelmesi ve birbirlerinden bir şey öğrenebilmesine yönelik bir ekip ruhu oluşturmak.
Proje ekibi genellikle çalıştığınız kurum tarafından belirlenen bir yapı içersinde şekillenir. Projenin ilk safhalarında birbirini tanımayan insanlar değişik bir ortamda çalışacağı için bazı çatışmaların yaşanması kaçınılmazdır. Ekip üyeleri zaman çalışarak oluşturacakları davranış kalıpları ile bu çatışmaların önüne geçecektir. Sonuca gitmek için her zaman doğru araç ve tekniklerin kullanılması yeterli olmayabilir. Böylesi durumlarda devreye liderin liderlik yetenekleri girmeli ve potansiyel çatışma ve risklerin önüne geçmelidir.
Proje Lideri
Proje yöneticisi, değişik bölümlerden gelen, farklı özelliklere sahip elemanları ortak bir hedefe doğru yönlendirmeyi amaçlar. Bu arada projeye ilgisi olan kişi ve kurumların, projenin hedefine ulaşması için yönetmeye çalıştığınız alanlar üzerindeki doğrudan ya da dolaylı etkisi de performansınız üzerinde söz sahibi olacaktır.
Zamanınızın çoğunu proje hedeflerine, etkili ekip çalışmasının geliştirilmesine ve ekibinizin gereken becerileri kazanması için harcayacaksınız. Bununla birlikte, proje hissedarlarının beklenti ve ihtiyaçlarını anlamak için onlarla konuşmak ve onları projenin gidişatı hakkında bilgilendirmenizde gerekecek. Hiçbir zaman proje hissedarlarını göz ardı edemezsiniz, bir şekilde onları idare etmek zorundasınız. Her an yapacakları olumlu ya da olumsuz girişimlerle projenin gidişatını değiştirebilirler. Bu gerçek bizi proje liderliğinin ilk boyutuna taşır; “Proje hissedarlarını tanıyın ve onları idare edin.”
Genellikle bir projenin nerede başlayacağına dair bir yanlış anlama vardır. Elemanların istekli oluşu ve bir an önce işe başlama telaşları, liderin, hemen harekete geçmesine ve organize olmadan projeye yaklaşmasına sebebiyet verebilir. Bu karışıklığa düşmemek için, projeyi dört ana safhada incelemek faydalı olacaktır.
>>Projenin hedeflerinin tanımlanması,
>>Projenin planlanması,
>>Projenin uygulanması,
>>Projenin bitirilerek, müşteriye teslim edilmesi,
Ekip Çalışması Ne Durumda?
Birçok proje birden fazla kişiyi ihtiva ettiği için, başarı için ekip çalışması elzemdir. Etkili bir ekip oluşturmak için değişik alt yapı, bilgi ve kültür gruplarından gelen değişik elemanlarla çalışmak zorunda kalacaksınız. Eğer bu elemanlar sizin devamlı elemanlarınız değilse, mesailerinin ancak bir kısmını projeye dönük olarak harcayabileceklerdir. Eğer aynı zamanda birden fazla proje üzerinde çalışıyorlarsa, kendilerine karşı sorumlu oldukları amirlerin sayısı artacak ve bu da karışıklığı arttıracaktır.
Ekibinizle ilk olarak bir araya geldiğinizde, ekip elemanlarınız birbirlerini daha önceden tanısalar bile, birlikte çalışmamış bir insan topluluğundan başka bir şey değildirler. Farklı çalışma tarzları ve davranış kalıpları vardır. Bu arada sizin karakteriniz ve çalışma tarzınız, onlara hemen adapte olmaları gereken yabancı bir kimlik gibi gelecektir. Bu durumda sizden bu grubu, bir ekibe dönüştürmenizi bekleyecek ve sizin onları proje için gereken niteliklere sahip oldukları için bir araya getirdiğinizi düşüneceklerdir. Burada sizin hedefiniz, onların yaratıcılığını, yeteneklerini ve gayretlerini, başarılı bir sonuca yönelik olarak harekete geçirmek ve koordine etmek olmalıdır.
Unutmayın sizde yeni bir şeyler yaratmak üzere bilmediğiniz bir yolculuğa çıktığınız için, bu yolculukta size gerçekten yetenekli, çalışkan ve kararlı bireyler eşlik etmelidir. Başarılı bir ekip, birbiri ile çatışmadan çalışabilen, gerekli yetenek ve gerekli kişiliklere sahip bireylerden oluşur. Dengeli oluşturulan ve çalışma ortamına çabuk adapte edebilen ekiplerin, başta imkansız olarak görülen birçok işi gerçekleştirdikleri çok sık olan bir şeydir.
Atılacak Adımlar
>>Projenin başarısına etki eden üç etki sahasını iyi tanıyın,
>>Yönetim performansınızı arttırmak için becerilerinizi geliştirin,
>>Projenize ilgi duyan kişileri (proje hissedarları) belirleyin ve onları tanıyın,
>>Elemanlarınız ve proje hissedarları ile düzenli olarak birebir görüşmeler yapın,
>>Performansınızı değerlendirmek için kendinize vakit ayırın,
>>Etkili çalışmayı teşvik edecek bir çalışma ortamı yaratın.
Proje yönetiminde devamlı motive etmeniz ve yönlendirmeniz gereken, değişik departmanlardan gelen ve farklı çalışma kültürlerine sahip elemanlarla çalışmak zorunda kalırsınız. Elemanlarınızın rahat bir ortam içinde çalışması için, bu kültürel farklılıkları onların da yardımı ile ama kendi otoritenizi ön planda tutarak bir potada eritmelisiniz.
Bir proje lideri,
>>Gereken değişikliklere esneklik gösterebilen ve adapte olabilen,
>>İnisiyatif kullanabilen,
>>Yetenekleri zorlayıcı ve güven verici,
>>Kararlılık, enerji motivasyon üreten,
>>İyi iletişim kurabilen ve dinlenme becerisine sahip elemanlar barındıran,
>>Yaratıcılık ve proje konusunda teşvik eden,
>>Zamanın iyi kullanıldığı ve kendi içinde disiplinli olan,
>>Sorunların çözümünde ekibin de sürece katılmasına imkan tanıyan,
>>Vakit kaybetmeden kararların alınıp uygulanmasını sağlayan,
>>Ekip çalışmasını teşvik eden,
>>Elemanların dikkatini projeye odaklandıran,
>>Projenin getirdiği teknik becerilerin öğrenilip uygulanmasına imkan tanıyan bir yapıya sahip olmalıdır.
Otokratik liderler genellikle elemanlarına ne yapmalarını söyleme eğilimi gösterirler. Ama demokratik liderler, bilgi alışverişini ve danışmayı ön planda tutmayı tercih ederler. İkinci tarzda, rica görüntüsü altında kibar bir sorumluk dağıtımı vardır. Teoride birçok yönetici, bir maske gibi kullandıkları çeşitli yönetim tarzlarını uygularlar. Bu tarzlar üzerindeki belirleyici etkenler,
>>Durum ve baskın gelen çevre şartları
>>İşin içeriği, aciliyeti ve önceliği
>>Ekip elemanlarının çalışan ortamın şartlarına gösterdiği tepkidir.
Yöneticilerin büyük bir çoğunluğu kriz durumlarında daha çabuk ve etkili sonuçlar elde etmek için otokratik bir yönetim tarzına yönelir. Böylesi durumlarda, danışma için zaman olmadığı, fikirlerin ve tekliflerin önemli olmadığı ve uzlaşmadan kaçınıldığı izlenimleri ortaya çıkar. Yapılması gerekenler emir komuta zinciri içinde gerçekleştirilir. Demokratik yaklaşım tarzı, biraz daha yavaş işler, kişilere fikirlerini açıklama ve çözüme katkıda bulunma imkanı verilir, elemanlar motive edilir. Ama bu tür bir süreç, zaman kısıtlamasına sahip olan projeler için her zaman verimli olmayabilir, zira işin ucunda zamandan kaynaklanan bir cezalandırma sistemi vardır.
Peki siz bir proje yöneticisi olarak nasıl bir tarz benimseyeceksiniz? Bu sorunun kesin bir cevabı yoktur, doğru tarz yerine, işine ve zamanına göre değişebilir. Siz istediğiniz sonuçları almak için projeye yönelik ne zaman hangi tarzın gerektiğini belirlemek zorundasınız. Bu zorunluluk:
>>Zaman ve bütçe bakımından kısıtlamalara tabii olan işin doğasından,
>>Projenin ilk safhalarında yeterince tanımadığınız elemanlarınızın değişik beceri ve kapasitelere sahip olmasından kaynaklanmaktadır.
Bu nedenle, olarak göreviniz işlerin yürümesini sağlamaktır. Bunu da şu üç önemli noktaya dikkat ederek başarabilirsiniz:
>>Proje içeriği net bir biçimde tanımlanmalı, zamanında ve istenen kalitede tamamlanmalı,
>>Proje için gereken çalışmalar, ekip ruhunu ve ekip çalışmasını motive edecek tarzda eşit bir şekilde dağıtılmalı.
>>Tüm elemanlar kendi görev ve sorumluluklarını bilerek çalışmalı ve yeteneklerini geliştirmeleri için gereken imkanlar ve ortam hazırlanmalı.
Kaynak: Trevor L. Young "Daha İyi Nasıl Proje Yönetimi", Peter Drucker "Etkin Yöneticinin Seyir Defteri",
