Projelerde teknik özelliklerinin iyi olması yanında, proje ekibinde yer alan kişiler başta olmak üzere, projeye katılan herkesin verimini kapasitesi dahilinde maksimum seviyede tutmak gerekli. Bunu yapabilmek için de proje yönetimine üç farklı açıdan bakılmalı.
Proje İnsan Kaynakları Yönetimi: Proje insan kaynakları yönetimi, projeye katılan insanların en etkin şekilde değerlendirilmesini sağlamak amacıyla gereklidir ve üç temel süreçten oluşur;
- Organizasyonel planlama,
- Projede yer alacak insanları seçme,
- Takım geliştirme.
Birbiriyle bağlantılı bu üç süreçten her biri, projenin içeriğine ve niteliğine göre bir veya birden fazla kişi tarafından yürütülür. Pratikte bu süreçler birbirine kenetlenmiştir ve eş zamanlı yürürler. Hepsinin ortak özelliği; bu süreçleri geliştirip, uygulayıp, kontrol eden kişinin yani proje yönetmeninin;
- Ön ayak olma ve iletişim kurma gibi temel yönetim özelliklerine sahip olması,
- Motivasyonu sağlama ve rehberlik yapma gibi, bireylerle ilgili konularda yetenekli olması,
- Takım kurma ve ikilemlerle başa çıkma gibi ekiple ilgili konularda bilgili olması,
- Performans değerlendirme, işe ayım, çalışan ilişkileri, sağlık ve güvenlik konuları gibi insan kaynaklarıyla ilgili prosedürleri bilmesi gerektiğidir.
Organizasyonel planlama, projedeki görevlerin tanımlanması, dokümante edilmesi ve kişilere atanması, sorumlulukların belirlenmesi ve ilişkilerin raporlanmasından oluşur.
Roller, sorumluluklar ve ilişkileri raporlama, kişilere veya ekiplere atanabilir. Projeye katılan kişiler projeyi yapan şirket bünyesinde olabilecekleri gibi şirket dışından da olabilir. Şirket içindeki kişiler marketing, muhasebe finans gibi belli başlı departmanlardan gelirler.
Organizasyonel planlama, iletişim planlamayla yakından ilgilidir. İletişimin yapısını da en çok şirket kültürü etkiler. Bu süreç sonunda ortaya rol ve sorumlulukları kimlerin alacağının listesi, çalışan yönetim planı, organizasyonel tablo ve destekleyici detaylar ortaya çıkmalıdır.
Projede çalışacak kişilerin seçilmesi; projede ihtiyaç duyulan kişi veya ekiplerin seçilmesi anlamına gelir. Bir çok projede en iyi kaynaklara ulaşmak mümkün olmadığı için proje yönetimi elindeki kaynakları en iyi şekilde kullanmaya çalışır. Bu safha sonunda projede çalışacak ekip ve yönetim ekibi ortaya çıkar.
Takım geliştirme; seçilerek bir araya gelen kişilerin, bir takım olduklarının kavranması anlamını taşır. Takım olmanın kavranması, projenin hedeflerine ulaşabilmesi açısından çok önemli. Takım içindeki kişilerin hem fonksiyonel, hem de yönetimsel anlamda becerilerinin olması onların hangi görevi yapacağının belirlenmesi aşamasında zorluk çıkarır. Bu iki boyutlu durumun içinden çıkılmak için kullanılan çözümün mantıklı ve etkin olması, proje yönetiminin başarısını belirleyen faktörler arasında. Bu süreç sonucunda performans ilerlemeleri ve performans değerlendirmeleri için girdiler ortaya çıkar.
Proje İletişim Yönetimi: Proje iletişim yönetimi, projede kullanmak üzere toplanan, yayılan ve depolanan bilginin doğruluğunu, projeye uygun olmasını ve projeye zamanında ulaşmasını sağlar. Projenin başarılı olması için gereken bilgi, fikir ve insanlar arasındaki kritik bağlantıları sağlar. Proje dahilindeki herkes iletişime hazır olmalı, ve birey olarak, projede yer alan diğer insanlarla iletişimlerinin proje gelişimini nasıl etkilediğini bilmeli.
Proje iletişim yönetimini, 4 ana bölüme ayırmak mümkün;
- İletişim planlama,
- Bilgi dağılımı,
- Performans raporlama,
- Yönetimsel kapanış.
Bu süreçler hem birbiriyle hem de bilgi sağlayan diğer süreçlerle ilişkilidir. Her süreç projenin ihtiyacına göre bir kişinin veya grubun efor sarf etmesini gerektirir. Her süreç proje süresi dahilinde en az bir defa meydana gelir.
İletişim planlama safhasında hangi bilgiye kimin, ne zaman ihtiyacı olduğunu ve bu bilginin kim tarafından nasıl aktarılacağını belirler. Bütün projelerde, proje bilgisinin iletişime dahil edilmesi gerekir fakat bu bilginin hangi kanaldan iletileceği projeden projeye farklılık gösterebilir. Proje ekibinin ne tür bilgiye ihtiyacı olduğunu ve bu bilginin hangi kanaldan ilgili kişiye ulaşacağını belirlemek, proje başarısı için önemli bir faktördür. Bir çok projede, iletişim kanalları projeye başlamadan önce belirlenir. Bu süreç sonunda iletişim yönetim planı netleşmelidir.
Bilgi dağılımı, proje katılımcılarına, ihtiyaçları olan bilgilerin zamanında ulaşmasını sağlamayı amaçlamaktadır. Bir önceki safhada netleştirilen iletişim yönetim planı uygulanmaya başlanır, bunun yanında beklenmedik problemlerin çözümü sağlanır. Bu safha sonunda proje kayıtları, raporları ve sunumları hazır olur.
Performans raporlama safhasında, proje hedeflerine ulaşmak için proje kaynaklarının ne kadar etkin kullanıldığı proje katılımcılarına bildirilir. Bu süreç şu basamaklardan oluşur;
- Statü raporu; projenin program ve bütçe bazında ne durumda olduğunu gösterir
- İlerleme raporu; proje takımının hangi işleri tamamladığını ve işlerin tamamlanma yüzdesini gösterir.
- Tahminler; projenin gelecek statüsünü ve ilerlemesini içeren tahminlerdir.
Performans raporlama proje kapsamı, programı, bütçesi ve kalitesiyle ilgili bilgi verir. Projede ayrıca risk ve tedarikle ilgili bilgiye de ihtiyaç vardır. Performans raporlama safhası sonunda performans raporları ve değişim istekleri oluşur.
Yönetimsel kapanış, projede yer alan her fazın bitişinden sonra yönetimin kapanış yapması gerekir. Bu, proje ürünün projeyle ilgili herkes tarafından net bir şekilde kabul edilmesi için proje sonucunun dokümantasyonunu kapsamaktadır. Bu süreç içinde, proje kayıtları toparlanmalı, son belirlemeler yapılmalı, proje başarısı ve etkinliği analiz edilmeli ve bu dokümanlar gelecek kullanımlar için arşivlenmelidir. Yönetimsel kapanış, proje tamamen bitmeden yapılmamalıdır. Bu süreç sonunda proje arşivleri, proje kapanış dokümanları ve projeden alınan dersler netleşir.
Proje Yönetiminin Motivasyon Boyutu: İş hayatının hata kabul etmemesi, yapılacak işlerin çokluğu ve sürekli bir efor ve dikkat gerektirmesi çalışan kesimi fiziksel ve zihinsel olarak yorar. Fiziksel ve zihinsel yorgunluğun, sürpriz problemlerin, aşırı yüklü ‘yapılacaklar’ listesinin ve zaman yetmezliğinin kolayca üstesinden gelebilmek için proje süreci dahilinde karşılaşılabilecek durumları kontrol edilebilenler ve edilemeyenler şeklinde ayırın. Sonra kontrol edilebilenlere odaklanın. Eğer gün içinde yapmanız gerekenlerin ve karşılaşabileceğiniz engellerin bir listesini çıkarırsanız; kontrol edebileceğiniz tek şeyin kendiniz olduğunu anlarsınız.
Bu yüzden, üretkenliğinizi ve etkinliğinizi artırabilmek için işe kendinize odaklanmaktan başlayın. Davranışlarınıza, düşüncelerinize, ne hissettiğinize, problemlere nasıl tepki verdiğinize, başarıya nasıl hazırlandığınıza, performansınızı nasıl değerlendirdiğinize, hedeflerinizi nasıl belirleyip, bu hedefleri gerçekleştirmek için neler yaptığınıza odaklanın. Kişisel verimliliğinizi artırmak için yapacaklarınıza bu listeden başlayabilirsiniz:
- Her güne size keyif veren bir şey yaparak başlayın. Bunu motivasyonunuzu yükseltmek için bir başlangıç noktası ya da güne daha hazır başlamanızı sağlayacak bir araç olarak kullanın.
- Önce yapacaklarınızı planlayın, daha sonra planlarınızı uygulayın. Gitmek istediğiniz yere ulaşmadan önce nasıl ulaşabileceğinizi bilmeniz sizin için iyi olur. Ayrıca hangi işi bitirmeniz gerektiğinizi en geç bir gün önceden netleştirmelisiniz.
- Hedeflerinizi küçük parçalara bölün. Eğer yapılması gerekenlerin hepsine aynı anda bakarsanız; taşıyamayacağınız bir yükün altında ezildiğinizi hissedebilirsiniz. Eğer projeyi küçük işlere böler, bunları teker teker yaparsanız, büyük işlerin ne kadar çabuk bittiğini göreceksiniz.
- Yaptığınız işin bir ay ya da bir yıl sonra hala değer taşıyor olacak mı? Eğer sadece kendinizi iyi hissettiren ve sizi eğlendiren işlere yönelme eğiliminiz varsa; belli aralıklarla, yaptığınız işin sizi hedefinize ulaştırabilecek nitelikte olup olmadığını kontrol edin. Böylece hedefinize daha uzun süre odaklanabilirsiniz.
- Yaptığınız işler için program hazırlayın, her işin bir bitiş zamanı olsun; bu sizi hedefinize bağlı tutar. Bitirdiğiniz işlerin kayıtlı olması size bir şeyler yaptığınızı hissettirir.
- Her gün birkaç kere öncelik listenizi yenileyin ve kontrol edin. Bu, işlerinizi daha kolay takip etmenizi sağlar. Hangi işin daha önemli olduğunu unutmayın.
- Gününüzü gözden geçirin ve kendinize o gün içinde yaptığınız en önemli 3 şeyin ne olduğunu sorun. Böylelikle günün muhasebesini yapmış olacaksınız ve öncelikli işlerinizin ne kadarını tamamladığınızı ölçebileceksiniz. Ayrıca ertesi günün planını hazırlamış olacaksınız.
- Öncelikle canınızı sıkan ya da sizi korkutan işleri bitirin. Aklınızın bir köşesinde sizi bunaltan bir işi yapmanız gerektiği fikrinin olması sizi rahatsız eder ve diğer işlere konsantre olmanızı engeller.
- Hedeflerinizi sürekli yenileyin, canlı ve gerçekle bağlantılı tutun. Büyük hedefinize ulaşmak için basamak niteliği taşıyan küçük hedefleriniz olsun. Ayrıca sürekli yeni hedeflerinizin olması motivasyonunuzu canlı tutar ve potansiyelinize uygun işler yapmanızı sağlar.
insankaynaklari.com içerik ekibi
