Muhasebenin İşlevleri ve Tanımı

Muhasebe, ekonomik bir varlık olan işletme hakkında alınacak kararlara temel olacak faydalı bilgilerin üretilebilmesi için söz konusu işletmenin varlık ve kaynaklarında değişme yaratan parayla ifade edilebilen tüm işlemleri tanımlayan, kaydeden, sınıflayan, özetleyen ve analiz ve yorum sonuçları ile birlikte faydalı raporlar haline getirip karar alacak ilgili kişilere iletilmesini sağlayan bir süreçtir.

Muhasebe bilgileri, muhasebe bilgisini kullanan tarafların tümüne göre “Finansal Muhasebe” ve Maliyet Muhasebesini de kapsayan “Yönetim Muhasebesi” olarak iki ana gruba ayrılabilir. Finansal Muhasebe işletme yöneticilerinin yanı sıra yatırımcılar, kredi verenler gibi işletme dışı bilgi kullanıcılarına bilgi sağlarken, Yönetim Muhasebesi işletme içi ve organizasyonun çeşitli düzeylerinde yönetici pozisyonunda bulunan bilgi kullanıcılarına bilgi sağlar.[1]

Muhasebede, işletmelerin sahip olmuş olduğu değerler “varlıklar” olarak adlandırılır. Bunlar; para, mal, makineler, binalar gibi değerlerdir. Kuruluşta işletmeler ancak başka kişilerin bazı değerler vermesiyle varlık sahibi olabilirler. Dolayısı ile her varlığın bir kaynağı vardır. Bu da muhasebede “kaynaklar” deyimiyle ifade edilir. Varlıkların işletme sahipleri tarafından verilen kısmına “öz kaynak”, üçüncü kişiler tarafından verilen kısmına ise “yabancı kaynak” denir.

İşletme faaliyetleri sonucu, varlıklarda ve kaynaklarda değişmeler olacaktır. Dolayısıyla belirli bir dönem sonunda işletmenin varlıkları ve kaynakları başlangıç durumuna göre farklı olur. İşte muhasebenin konusunu, işletmenin varlıklarında ve kaynaklarında değişme yaratan işlemlerin kaydı oluşturur.

Buna göre muhasebe; “işletmenin varlıklarında ve kaynaklarında değişme yaratan tamamen veya kısmen mali nitelikteki ve para ile iade edilebilen işlemlere ait bilgilerin ilgili kaynaklardan toplanması, doğruluklarının saptanması, kaydedilmesi, sınıflandırılması, elde edilen sonuçları rapor halinde ilgili kişilere sunulması ve bu bilgilerin analiz edilip yorumlanması”dır.

Görüldüğü gibi muhasebe; bir dizi fonksiyonu içine almaktadır.

Muhasebede yapılacak iş, işletmenin varlıklarında ve kaynaklarında değişme yaratan ve para ile ifade edilebilen işlemleri tespit etmektir. Bunlar muhasebede ticari işlemler olarak adlandırılır. Muhasebede tüm işlemler için belgeler düzenlenir. Bu belgelerin doğruluklarının tespit edilmesi de muhasebenin kapsamına girer. Tarih sırasına göre işlemlerin kaydedildiği deftere “Yevmiye Defteri” denir.[2]

Muhasebe, işletmenin faaliyet süreci içerisinde türlü fon9ksiyonların yerine getirilmesinde alınan kararların uygulanması ile varlıklarda ve varlıkların kaynaklarında oluşan parasal değişmeleri saptar ve bunları yeni kararlar alınmasında tekrar kullanılabilir bilgiler haline getirir. Diğer bir ifade ile muhasebe; “işletmenin varlıkları ve kaynakları üzerinde değişme yaratan ve parayla ifade edilebilen işlemlerle ilgili bilgileri toplar, kaydeder, sınıflar, özetler, analiz ve yorum ile ilgililerin bilgilerine sunar.”      

Dikkat edilirse yukarıdaki tanımda iki aşama vardır. Birincisi varlıklar ve kaynaklar üzerinde meydana gelen ve parayla ifade edilebilen değişme yaratan işlemlerle ilgili bilgileri toplamak, kaydetmek, sınıflandırmak ve özetlemektir. İkinci aşama bu özetlerden sağlanan bilgileri analiz ve yorum sureti ile ilgili tarafların yararlanmalarına sunmaktır.[3]

Muhasebenin Fonksiyonları

Ekonomik etkinliklerin ölçülmesi ve iletilmesi olarak iki temel işleve ayırabiliriz.

Ölçme işlevi;

–          İşletme  ile ilgili ekonomik etkinliklerin belirlenmesini,

–          Ekonomik etkinliklerin parasal olarak ifade edilmesini ve

–          Para ile ifade edilen sonuçların sistematik bir şekilde kayıtlanmasını kapsar.

Ölçme işlevi muhasebenin defter tutma ya da kayıtlama işlevi olarak da adlandırılabilir. İşletme ile ilgili olan ve işletmenin varlık ve kaynakları üzerinde değişme yaratan para ile ifade edilen işlemler çoğunlukla bir belgeye dayandırılarak önce Yevmiye Defterinde bir bütün olarak kaydedilir.

Yevmiye Defterine yapılan kayıtlardan hareketle işlemin her bir unsurundaki değişmeler ilgili hesaplarda sınıflandırılır. Daha sonra Büyük Defter  hesaplarında yapılan sınıflandırmadan yararlanılarak bu veriler özetlenir. Böylece bilgi üretilmiş olur.

Ancak bilginin üretilmesi yeterli değildir. Ölçme işlevi sonucunda üretilen işletme ile ilgili finansal bilgilerin karar alacak ilgili taraflara iletilmesi gereklidir ve bu da muhasebe sürecinin ikinci işlevi olan iletme işlevini oluşturur.

İletme işlevinde; ölçme işlevinin sonucunda elde edilen özetlenmiş bilgilere dayanarak analiz ve yorum ile bilgi kullanıcılarının gereksinimlerini karşılayacak olan finansal raporların hazırlanması ve ilgililere iletilmesi söz konusudur.[4]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Muhasebe Sürecinin Şematik Gösterilişi

 

 

 

 

 

 

Muhasebenin belli başlı fonksiyonları şunlardır:

1. İşletme yöneticilerine alacakları karalarda ışık tutmak,
2. İlgililere (kredi veren veya verecek bankalara, halihazır ortaklara veya işletmenin hisse senedi ve tahvillerini alacak sermaye sahiplerine, vergi otoritelerine) işletme hakkında gerekli bilgiyi sağlamak,
3. Görevlilerin suîistimallerine karşı işletme varlığını korumak.

Muhasebe bölümünün yapması gerekli işler de şunlardır:

1.           İşletmelerin Kayıtlarını Tutmak.

Ml almak, mal satmak, masraf yapmak, borç para almak gibi işlemler muhasebe kayıtlarına geçirilerek tespit edilri. Bu kayıtlar mali durum tabloları, bütçeler, maliyet hesapları gibi kaynakların esasına teşkil eder.

2.           Mali Durum Tabloları.

Kâr ve zarar hesabı ve bilançodur. İşletme sermayesi tablosu, fon akış tablosu gibi diğer tablolar hazırlanabilir.

3.           Maliyet Hesapları.

Satış fiyatının tespitidir. Gerçekten çeşitli mallar üreten işletmeler, çoğu zaman bunların satış fiyatını maliyetler üzerine belli bir kâr yüzdesi koyarak tespit eder. Diğer taraftan üretilen çeşitli mallardan hangisinin daha kârlı oluğu, hangisinin üretiminin arttırılması, hangisinin üretiminden vazgeçilmesi gerektiği hususunda alınacak karar, yine bu mallardan her birinin ayrı ayrı maliyetlerinin bilinmesine bağlıdır.

4.           İşletme Bütçeleri.

Bütçe gelecek bir devreye ait işletme faaliyetlerinin tahminlerinin nakdî ifadesidir. Satışlar, maliyetler, gelir, nakit giriş ve çıkışları gibi hususların önceden tahmin edilmesi, işletme yetkililerinin gerekli kararları zamanında almalarını sağlar.[5]

Muhasebe, fonksiyonlarını yerine getirirken başıboş değildir. Muhasebenin gerçekleştirilmesinde gözetilecek temel muhasebe kavramları ve dayanağını bu kavramlardan almış olan temel ilkeler vardır.  Kavramlar, gözlemleri düzene koymak ve anlayabilmek amacıyla insan düşüncesi sonucunda yaratılan, bilgiler arasında ilgi kurulmasını sağlayan, ilkeler ve uygulamalara temel olan görüşlerdir.

Muhasebenin temel kavramları doğrultusunda muhasebe uygulamalarının teorik dayanağını oluşturan muhasebe ilkeleri, genel karar alma kurallarıdırlar ve muhasebenin amaçları ve temel kavramlarından üretilmişlerdir.

Ø  Sosyal Sorumluluk Kavramı.

Ø  Ekonomik Kişilik Kavramı.

Ø  İşletmenin Sürekliliği Kavramı.

Ø  Dönemsellik Kavramı.

Ø  Para ile İfade Etme Kavramı.

Ø  Tarihi Maliyet Kavramı.

Ø  Tam Açıklama Kavramı.

Ø  Değişmezlik (tutarlılık) Kavramı.

Ø  Verilerin Güvenilir Olması Kavramı.

Ø  Önemlilik Kavramı.

Ø  Özün Önceliği Kavramı.

İlgili tarafların, kararlarında yararlanacakları bu bilgileri her olay için elde etmek istemeleri söz konusu değildir. Çünkü bu yolda elde edilecek bilgiler, olayların çokluğu nedeni ile aklı karıştırıcı bilgiler olmaktan öteye gitmezler. Bu bakımdan yöneticinin başarısını oluşturan bu olayların tek tek değil, belirli bir süre içinde toplananlarının tüm olarak ele alınması doğru ve faydalı olur.

Burada olaylarla ilgili bilgilerin biriktirilmesi, depolanması gereği ortaya çıkar. Bu da belirli bir süre içindeki işletme varlıkları ve bu varlıkların kaynaklarında para ile ifade edilebilen değişme yaratan olaylarla ilgili bilgilerin toplanması, kaydedilmesi, sınıflanması ve özetlenmesi şeklinde olur.

Mali karakterdeki bu olaylarla ilgili bilgilerin toplanması, kaydedilmesi, aynı özellikte olanların sınıflandırılması ve malî raporlar halinde özetlenmesi muhasebenin fonksiyonlarından biridir. Bu kapsamdaki muhasebe, muhasebenin tünü değil, “kayıt tutma” aşamasıdır.

Malî karakterdeki olaylar hakkında kayıtlar ile yaratılan toplu bilgiler yeterli değildir. Bu bilgilerin analiz ve yorum ile kullanılabilir bilgiler haline getirilmesi gerekir. Bu da muhasebenin ikinci fonksiyonudur.[6]