İşletmelerin gittikçe artan bir biçimde, yalnızca ‘sahip oldukları yetenek ve becerileri esas alan işleri’ yapmak istemeleri ve temel yeteneklerini kullanılmadıkları işleri, organizasyon dışındaki başka işletmelerden alma eğilimleri, dış kaynak kullanımı (outsourcing) uygulamasını ortaya çıkardı. İşletmeler bu sistemi kullanarak, kaynak tasarrufu yapıyor, küçük ve yalın bir yapıya sahip oluyor ve çok iyi bildikleri işler üzerine yoğunlaşabiliyor.
Bir firmanın her alanda üstünlük sağlayabilmesi mümkün değil. Eğer işletme herhangi bir alanda bir işlevi yerine getiremiyorsa, bunu çok daha iyi yapabilen başka bir işletmeye yaptırabilir. Geleneksel dış kaynak kullanımının temelinde, bir ürünün hammaddesinin dışardan temin edilmesi söz konusuydu. Günümüzdeyse, sadece hammadde de değil, tüm işlerde dış kaynak kullanımı görülmekte.
Örneğin, Westinghouse, firma olarak üretimde çok iyi olduğunu; fakat bunun yanında nakliye işlerinde kendilerinden daha uzman kişiler olduğunu gördü ve başarılı bir nakliye şirketi ile uzun dönemli bir anlaşma gerçekleştirdi.
Bir firma, birkaç temel yetenek geliştirerek sürekli bir rekabet avantajı sağlama olasılığını artırabilir. Bunun yanında, firmanın yerine getirmesi gereken faaliyetleri dış kaynak yoluyla sağlaması, temel yetenekleri üzerinde tümüyle konsantre olmasını sağlar. Rolls-Royce Motorlu Arabalar Şirketi, dış kaynak kullanımına önem veren şirketlerin başında geliyor. Dünyanın en pahalı otomobillerini üreten bir firma, 1991 ve 1992 yıllarında toplam 150 milyon dolarlık bir kayba uğradı. Firmayı tekrar karlı hale getirebilmek için verilen kararlardan biri de, dış kaynak kullanım yoluna gitmek oldu. Bugün, firma, arabaların kasaları ve dingilleri gibi bazı elemanlarını outsource ediyor ve motor, boya, deri gibi kendi temel yetenekleri üzerine yoğunlaşıyor.
Outsourcing için ‘global kaynak kullanımı’ deyimini kullanmak yanlış olmaz. Günümüzde üreticiler/imalatçılar ürünlerini, daha ucuz hammadde ve tedarikçilerin olduğu ülkelerde yaptırıyor. Bir işletme anlaşmasını yerel bir işletmeden alıp, 8000 mil uzakta bulunan Uzak Doğu’daki bir işletmeye verebiliyor. Örneğin, PC’ler için hard disk sürücüleri satan İngiliz Seagale Technology’nin başarısı, ürünlerinin malzemelerini Asya’dan ucuza mal etmesinin altında yatıyor. Bu ürünler, tamamlandıktan sonra İngiltere’de satılıyor.
Dış Kaynak Kullanımının Önemi
Dış kaynak kullanımı, birçok faaliyeti ve kullanım alanını kapsar. Bazıları parça parça ve küçük fırsatçı stratejik karakterler taşır. Örneğin, ofis temizliği rekabet avantajı sağlamada çok fazla rol oynamasa da işletmeye dolaylı yoldan birtakım faydalar sağlayabilir.
Dış kaynak kullanımının giderek önem kazanmasının nedenlerin başında gelen neden; giderek karmaşık ve hızlı hareket eder hale gelen pazarlarda uzman hizmet verebilmenin en hızlı yolu olması. Bununla birlikte, daha düşük maliyet yaratması ise diğer bir etmen. Bilgi ve iletişim teknolojisinin müthiş bir hızla ilerlediği de düşünülürse, özellikle rutin işlerde dış kaynak kullanımı yoluna gidilerek büyük avantajlar elde ediliyor.
Dış kaynak kullanımının bize verdiği esneklik sayesinde, artık sorunlar yaratan faktörler azaltır veya tamamen ortadan kaldırılabilir hale geldik. Bugün Amerika’daki firmaların yüzde 65’i insan kaynakları bölümü outsource ediyor.
Dış kaynak kullanımının, insan kaynakları için birçok avantajlı yönü bulunuyor. Bunların başında ‘iş yükünü azaltması’ geliyor. Örneğin, şirket çalışanları için eğitim programı gerçekleştirileceği zaman, eğitim şirketlerinin araştırılıp en uygununun saptanması, anlaşma yapılması, eğitim yapılacak yerin ayarlanması gibi işler insan kaynakları bölümünün sorumluluğunda. Halbuki iş bir danışmanlık şirketine outsource edildiğinde, hem olası hatalar önleniyor hem de zamandan tasarruf ediliyor.
Sonuçta dış kaynak kullanımının size/işletmenize sağladığı faydaları şöyle özetlemek mümkün:
· Ana faaliyet gösterdiğiniz konuya odaklanmanıza olanak tanır,
· Dağınık verilerin tek merkezde toplanmasını sağlar,
· İstenilen bilgiye kısa zamanda ulaşmanız olanağını sunar,
· Gizliliğin korunması sağlar,
· Zamandan tasarruf sağlar,
· Verimde artışı getirir,
· İşin uzman tarafından yapılması gibi önemli bir avantaj yaratır,
· Kaynakların daha etkin kullanımını sağlar.
Dış kaynak kullanımının insan kaynakları için faydalarını ise şöyle özetleyebiliriz:
· Rekabet üstünlüğü yaratır,
· Kaynaklar etkin bir şekilde kullanılır,
· Maliyetlerde düşüş yaşanır,
· Hizmet gerektikçe alınır,
· Teknoloji yatırımı yapılmasına gerek kalmaz,
· Gizlilik faktörü uzman kişilerce başarıyla sağlanır,
· Maaşlar tercihe bağlı olarak gizli tutulabilir.
Günümüzün rekabet ortamında bu faktörler oldukça önemli bir yere sahip ve bu nedenlerle dış kaynak kullanım alanları gün geçtikçe artıyor.
Yaygın olan kanıya göre, işletmelerin dış kaynak kullanımına gitmeleri sadece maliyet endişelerine bağlanır, ancak dış kaynak kullanımının nedenlerini sadece maliyet avantajları ile sınırlamak son derece kısır bir görüşü ifade eder. Dış kaynak kullanımı maliyet avantajından başka;
• Temel yeteneğin gelişimi
• Esnekliğin artırılması
• Risk azalımı
• Kaynak transferi ve kaynakların yeniden dağılımı
• Sabit sermaye masraflarının azaltılması
• Kalite artırımı
• Hız kazanımı
• Küçülme
• Teknoloji
gibi avantajlar sağlar.
Maliyet avantajında dış kaynak kullanımı için müracaat edilen taşeron firmanın konusunda uzman oluşu,kitle üretiminin etkinliğinden faydalanışı, işgücünün uzman ve etkin oluşu gibi üretime ilişkin dışsallıklar maliyetleri düşürür.
Temel Yeteneğin Gelişimi: Temel yeteneklerini geliştirerek rekabet üstünlüğü sağlamak isteyen bir işletme, asıl faaliyet alanının dışındaki faaliyetlerini taşeron firmalara devredebilir.Böylece etkin ve teknik bir yönetime giden yol da açılmış olur ve taşeron firmanın maliyet avantajından yararlanılarak rekabet üstünlüğü sağlanabilir.
Esnekliğin Artırılması: İşletmelerin, ani değişimlere uyum sağlayabilmeleri için esnek bir yapıya sahip olmaları gerekir. İşletmelerin dış kaynaklardan yararlanma faaliyetlerini artırmaları, örgütlerin küçülerek yalın yapılar haline gelmelerine yol açar. Buna bağlı olarak işletmeler daha çabuk karar alabilen, değişimlere anlık reaksiyonlar verebilen, müşterilerin ihtiyaçlarına daha çabuk cevap verebilen esnek birimler haline gelirler.
Risk Azalımı: Her yapılan yatırım belli bir risk unsuru taşır. Dış kaynak kullanımı ile yatırım maliyetleri azalacak dolayısıyla da risk dağıtılacak ve işletmeler krizlere karşı daha dayanıklı hale getirilecektir.
Kaynakların Yeniden Dağılımı ve Kaynak Transferi: Dış kaynak kullanan bir işletme önceden kullandığı üretim araçlarını elden çıkarmak suretiyle önemli bir kaynak transferi sağlar veya sınırlı olan kaynaklar uygulamaya bağlı olarak temel yetenek üzerinde yoğunlaştırılır.
Sabit Sermaye Masraflarının Azaltılması: Dış kaynaklardan yararlanarak gerçekleştirilebilecek faaliyetleri öz kaynaklarla gerçekleştirmek, sermaye ve işletim masraflarına yol açar. Dış kaynaklardan yararlanma giderleri, cari harcamalar olarak kabul edildikleri için sabit sermaye masraflarının azalmasına ve karlılığın artışına katkıda bulunur.
Kalite Artırımı: Birçok işletme dış kaynaklardan yararlanma uygulamalarını, toplam kalite yönetimi tekniklerinden biri olarak kullanır. İşletmeler, seçilmiş bir taşeron firma ile dış kaynaklardan yararlanarak herhangi bir fonksiyon için istediği kalite seviyesine ulaşabilir. Dış kaynaklardan yararlanma uygulamalarının bir kalite sistemi olarak başarılı olabilmesi ancak işletmelerin temel yetenekleri dışındaki faaliyetlerini kendilerinden daha kaliteli yapacak taşeron firmaların bulunması ile mümkün. Bunun için taşeron firmaların alanlarında uzman olmaları gerekir.
Hız Kazanımı: Özellikle müşteri hizmetleri alanında servis hızı, önem kazanan bir kriter haline geldi. İşletmelerin konularında uzmanlaşmış taşeron firmalardan dış kaynak kullanımı durumunda önemli ölçüde hız kazanılır.
Küçülme: İşletmeler, dış kaynak kullanımı ile yapı olarak küçülür ve yalınlaşır. Küçülme yolunun tercih edilmesinde ise, müşteri ve sonuca odaklanma yeteneklerini artırmak, yeniliklere daha çabuk uyum sağlayabilmek, kişisel sorumlulukları daha kolay izleyebilmek, daha etkin bir haberleşme ağı kurmak ve sinerjiyi artırmak gibi sebepler etkilidir. İşletmelerin örgütsel küçülme yolunu seçmeleri, işletmelerin faaliyetlerinin finansal sonuçlarının da bir küçülme ile sonuçlanması anlamına gelmez. Aksine işletmeler çoğu kez küçülerek büyürler.
Teknoloji Avantajı: İşletmeler yeni ürün geliştirme, tasarım, imalat, dağıtım, pazarlama, tanıtım gibi fonksiyonlarını dış kaynaklardan yararlanmak suretiyle, bu konularda yeni teknolojilere ulaşma imkanına kavuşur. Bu yolla taşeron firmaların araştırma ve geliştirme departmanlarından yararlanması ve teknolojiyi takip etme maliyetinden kaçınması mümkün olur.
Dış kaynak kullanımına imalat sektöründe de hizmet sektöründe de rastlamak mümkün olmakla beraber bu konuda hizmet sektörü son dönemde daha ön plana çıkmaktadır. Genel yönetim konuları ve özellikle insan kaynakları alanı dış kaynaklardan yararlanma konusunda birçok örnek sergiler. Ülkemizde dış kaynak kullanımına ait en çarpıcı örnekler tekstil sektöründeki fason üretim metodu ve inşaat sektöründeki taşeron firma kullanımıdır. Klasik uygulamalarla birlikte gıda, ulaşım, beyaz eşya, büro yönetimi, otomotiv vb. sektörlerde dış kaynak kullanımı giderek artıyor. Otomotiv sektöründe Renault, beyaz eşya sektöründe Arçelik, gıda sektöründe Ülker, dış kaynaklardan başarı ile yararlanarak rekabet üstünlüklerini pekiştirmeyi başaran işletmeler olarak dikkati çektiler. İletişim sektöründe ise, Nokia maliyet avantajı nedeniyle Nisan 2002’den itibaren üç yıl geçerli olmak üzere 300 milyon dolar değerinde bir bilgi işlem alt yapısını HP’den sağlama yolunu tercih etti.
Dış Kaynak Kullanımının Uygulaması
Dış kaynak kullanımına karar veren yönetici 3 anahtar soruya cevap aramalı:
· Ticari değerler göz önünde bulundurulursa, bundan elde edilebilecek potansiyel rekabet avantajı ne olur?
· Pazarda yaşanan bir olumsuzluktan bizim potansiyel zarar görebilirlik oranımız ne olur?
· En az zararı görmek için dış kaynağı sağlayanla kontrol konusunda nasıl bir düzenleme yapmalıyız? (talep esnekliği göz önünde bulundurularak)
Burada önemli olan dış kaynağı sağlayana bağımsızlığını hissettirmek ama bunun yanında satın alan için güvenliği sağlayacak kontrol alanlarını geliştirmektir.
Bağımsızlık ile kontrol alanları arasındaki ölçüyü çok iyi ayarlamak gerekir. Çoğu firma ilk olarak fazla kritik olmayan alanlarda dış kaynak kullanımı yoluna gider. (Örnek tam olarak muhasebe işlevlerini devretmek yerine sadece maaş bordrosu işlemlerini vermek gibi.) Zamanla bu konuda deneyim kazanan firmalar riskli alanlarda outsourcing yaparak büyük rekabet avantajlar ve kârlar elde ediyorlar.
Örnek Dış Kaynak Kullanımı Örnekleri
Türkiye’de yeni dış kaynak kullanımı uygulamaları, otomobil kiralama, posta-dağıtım gibi alanlarda görülüyor. Örneğin Alarko Holding, hiçbir şirketinin bünyesine araç satın almayıp, araç ihtiyacını ‘rent a car’ şirketlerine outsource ederek karşılıyor.
Yakın zamana kadar şirketlerin kendi içlerinde yaptıkları, postalama-dağıtım işleri de artık kurye şirketlerine outsource ediliyor.
İnşaat şirketleri de giderek, kendi uzmanlık alanlarının dışındaki işleri dışarı vermeyi tercih ediyorlar. Örneğin, bazı müteahhitler, binayı bitirdikten sonra bahçe düzenleme işini, bu konuda uzman şirketlere yaptırarak bazı maliyetlerden kurtuluyorlar.
Fotokopi şirketi Xerox ise, fotokopi işleri yoğun olan şirketlerin bütün işlerini yönetiyor. Böylece şirketler hem fotokopi cihazına yapılan sabit yatırımlardan kurtuluyor, hem de sık sık ortaya çıkan arızalarla uğraşmak zorunda kalmıyorlar.
Otomobil : Oyak-Renault, bir otomobilde yer alan tam 2000 parçayı dışarıdan 140 ayrı şirkete outsource ediyor.
Beyaz Eşya: Sektörün önderlerinden Arçelik, kendi üretmediği parça ve bölümler için 350 şirketle çalışıyor.
Konfeksiyon: Konfeksiyon sektöründe çalışan 2.1 milyon kişiden, 1.4 milyonu, tedarikçi olarak faaliyet gösteren firmalarla çalışıyor.
Perakendecilik: Perakendeciler rekabette bir adım öne geçebilmek için, nakliye, depolama ve stok yönetimi gibi lojistik işlerini uzman şirketlere devrediyorlar.
Gıda: Bu sektördeki şirketler, ambalaj işini Tetrapak gibi şirketlere devretmeye başladılar.
Kaynak: www.cvtr.net
