Yerinde, zamanında ve kurallarına göre yapılırsa, toplantılar iş hayatımızın vazgeçilmez bir parçasıdır. Toplantılar, katılanlara birbirilerini daha iyi tanıma fırsatını sunar. İyi toplantılar firmada birliktelik duygusunu güçlendirir, şirket kültürünün yeniden üretilmesini sağlar. Katılanların olaya farklı açılardan yaklaşımları ve değişik önerileri, en iyi ve yaratıcı çözümün bulunmasını kolaylaştırır.
Bazı yöneticilerde ise toplantı sendromu rahatsızlığı vardır. Bunlar orta kademe yöneticileri ve çalışanları bir araya toplayıp, kendilerinin ne kadar akıllı ve iyi bir yönetici olduğunu göstermeyi sever. Bu tür tek adamlı "show" toplantılarında genellikle çözüm üretilemez. Gerilimli toplantılarda kendini incinmiş hissedenler, intikam almak için bir sonraki toplantıyı bekler. Bu tür toplantılar yeni sorunlar, hizipler, klikler, gruplaşmalar doğurur. İkide bir toplantı düzenlendiğinde ise alınan kararları uygulamaya neredeyse vakit kalmaz.
Verimli toplantılar için aşağıdaki noktalara dikkat edilmesi iyi olur:
Gündem iki gün önceden bildirilmeli: Toplantıda konuşulacak konuların önceden belirlenmesi ve iki gün önceden katılacaklara bildirilmesi gerekir. Aksi takdirde çalışanlar, hazırlıksız olacağı için toplantı, sönük geçer ve çözüm önerilerine ulaşılamaz.
Toplantı adabına herkes uymalı: Katılanlar, gündeme uymadığında ve kendi kişisel sorunlarını ve alakasız görüşlerini anlattığında toplantı tam bir zaman kaybı olur ve iş askerlik hatıralarının anlatılmasına kadar gidebilir.
Herkes aynı dilden konuşmalı: Belirli bir kelime, kavram ve terimin katılımcıların tümünde benzer çağrışımlar yapması tartışmaları anlamlı kılar. Katılımcıların aynı frekanstan konuşmaları, toplantı öncesi dağıtılacak hazırlık notları ile sağlanabilir. Ortak bir frekans olmadığında toplantılar yalnız parazit üretir.
Toplantılar geleceğe yönelmeli: İnsanlar bir araya geldiğinde hep geçmişi ele almaya ve hesap sormaya eğilimlidir. Ancak hep geçmiş konuşulursa, eleştiriler ve suçlamalar başlar ve gündemden sapılmış olur. Toplantılarda, geçmişin sorunları kısaca ele alınıp analiz edildikten sonra geleceğin risk ve fırsatlarına yönelmek daha iyi sonuçlar verir.
Toplantının sayısal ölçüleri dikkate alınmalı: Uzmanlar, özel bir durum yoksa toplantıya katılanların sayısının yedi kişi ile sınırlanması gerektiğini vurguluyor. Bu sayı aşıldığında ikili konuşmalar başlıyor ve dikkatler dağılabiliyor. Yoğunlaşma zaafları, toplantı süresi 90 dakikayı aştığında da ortaya çıkıyor. 90 dakikadan sonra zihin yorgunluğu ortaya çıkıyor, katılımcılar not defterlerine yıldız ve çiçek resmi karalamaya başlıyor. Acil bir neden yoksa toplantıların arasında bir 15 gün bulunmalı. Sık sık yapılan toplantılar bıkkınlık yaratıyor ve kanıksandığı için ciddiye alınmıyor.
Kişiler değil öneriler tartışılmalı: Toplantılarda kişilerin değil konuların tartışılmasına dikkat etmek gerekir. Aksi takdirde toplantı odası bir mahkeme salonuna dönüşür. Toplantıya korka korka gelen insanlarla verimli ve üretken bir görüş ve öneri alışverişi yapılamaz.
Toplantıyı işin parçası olmalı: Firmaların bir bölümünde toplantılar angarya olarak görülür. Bu firmalarda toplantı bittiğinde katılanların derin bir nefes alıp, "Nihayet bitti, artık işimize dönelim" dedikleri duyulur. Verimli çalışan firmalarda ise toplantılar, işin zaten ayrılmaz bir parçasıdır.
Toplantılar demokratik yönetilmeli: Konuşma sırası, işyerindeki makama uygun olarak verildiğinde toplantılar resmileşir. Orta ve alt kademelerdeki kişiler "dinleyici" veya figüran rolünü benimser. Bu tür toplantılarda bilinen çözümler tekrarlanır, yeni bir fikir ortaya çıkmaz.
Kaynak: www.patronlardunyasi.com
