Prof. Dr. İsmet Barutçugil
Mülakat, eleman seçme ve işe alma sürecinin vazgeçilmez bir aşamasıdır. Adayların aranması, başvuruların alınması, referansların kontrol edilmesi gibi aşamalarda bilgi teknolojilerinin sunduğu olanaklarla önemli ölçüde hız ve etkinlik sağlanmıştır. Ancak, mülakatlardaki yüz yüze görüşmelerin, sesin, sözün ve beden dilinin yerini tutacak bir teknoloji henüz bulunmamaktadır. Mülakat, işe alınacak adayın ve açık pozisyonun niteliklerine bağlı olarak genellikle 20 ile 40 dakika arasında süren bir iletişim ortamıdır. Mülakatlarda en az iki görüşmecinin olması ve görüşmecilerin adayla ilgili bilgileri inceledikten sonra mülakatı yapmaları gerekir.
Mülakat öncesinde, açık pozisyon için kabul edilebilir bir performans düzeyi belirlenmelidir. Daha sonra, bu performans düzeyini elde etmesi için bir çalışanın hangi yetkinlikleri ve davranışları sergilemesi gerektiği düşünülmelidir. Mülakatı yapan kişiler, sorularını söz konusu pozisyonun başarısında önemli olduğunu belirledikleri yetkinlikleri ortaya çıkaracak şekilde sormalıdırlar. Mülakat soruları açık uçlu olmalı, adayın kendini ifade edebilmesine ve olabildiğince fazla bilgi sağlamasına fırsat vermelidir. Soruların işle ilgili olmasına ve ayırımcılık ya da taciz olarak algılanabilecek sorular olmamasına dikkat edilmelidir.
Performansa Dayalı Mülakat yaklaşımında adayın yetkinliklerini ortaya çıkaracak nitelikte bir soru dört adımlı olarak sorulur.
- Adayın işle ilgili olarak son bir ya da iki yıl içinde yaşadığı bir olayı (belirli bir yetkinliğini kullanmasını gerektiren durumu) anlatması istenir.
- Kendisinin o durumdaki eyleminin ne olduğu, nasıl tepki verdiği sorulur.
- Eyleminin ya da tepkisinin sonucunun ne olduğunu anlatması istenir.
- Benzer bir olayı yeniden yaşaması durumunda şimdi eyleminin ne olacağı sorulur.
Böylece, aday yaşadıkları durumları, eylemlerini ve sonuçlarını ilişkilendirirken kendi davranışlarına örnekler verirler. Sahip oldukları veya olmadıkları yetkinliklerini ister istemez ortaya koyarlar. Sorunun son adımında da öğrenme, gelişme ya da değişim açısından adayın yeteneğini görme fırsatı doğabilir.
Aday, bu tür bir soruya üç nedenle cevap veremeyebilir:
- Soruyu ya da açıklamayı anlayamamış veya yanlış anlamış olabilir.
- Bu tür bir deneyim yaşamamış olabilir.
- Yaşadığı deneyimi anlatmasının kendisi hakkında olumsuz izlenim yaratacağını düşünebilir.
Adayın soruya neden cevap veremediğini anladıktan sonra duruma göre, soru farklı biçimde tekrarlanabilir, başka bir soruya geçilebilir ya da aday cevap vermesi için ikna edilebilir.
Bu yaklaşım, daha çok deneyimli ve üst düzey pozisyonlar için seçilecek adaylar için uygun olmakla beraber, istenirse, deneyimsiz adaylara da uygulanabilir. Ancak, o durumda aday okulu ya da özel yaşamı ile ilgili deneyimlerinden söz edecektir. Şüphesiz, bunlardan da kişisel yetkinliklerle ilgili bazı ipuçları çıkarılabilir.
Aşağıda, "Performansa Dayalı Mülakat Yaklaşımı"na göre sorulabilecek bazı soru örnekleri verilmektedir. Bu başlangıç sorularını, adayın eylemini, olayın sonucunu ve benzer durumda ne yapacağını ortaya çıkaracak diğer sorular izleyecektir. Soru örneklerinin yanında hangi yetkinlikleri ortaya çıkarma amacına yönelik olduğu belirtilmiştir. Bu tür sorular için herhangi bir "ideal cevap" bulunmamaktadır.
Deneyimli adaylara sorulabilecek başlangıç soruları:
- Daha önceki işinizde işle ilgili olarak herhangi bir yeni yöntem geliştirdiğiniz ya da uygulama başlattığınız bir durumu anlatır mısınız?
(Amaç: adayın yenilikçi, yaratıcı düşünme ve sürekli iyileştirme becerilerine sahip olup olmadığını anlamak)
- Çalışanlarınızı eğitme ve geliştirme yönünde yaptığınız bir çalışmayı anlatır mısınız?
(Amaç: adayın koçluk, liderlik, çalışanlarına duyarlılık ve ekip geliştirme yetkinliklerine sahip olup olmadığını anlamak)
- Risk almanızı gerektiren işle ilgili önemli bir karar vermek durumunda kaldığınız bir olayı anlatır mısınız?
(Amaç: adayın karar alma, kararlılık ve risk alma yetkinliklerine sahip olup olmadığını anlamak)
- İşinize katkı sağlayan önemli bağlantılar kurduğunuz ya da şirket dışı ilişkilerinizi kullanarak işinize önemli katkı sağladığınız bir durumu anlatır mısınız? (Amaç: adayın ilişki geliştirme, mevcut ilişkilerinden iş fırsatları yaratma becerilerine sahip olup olmadığını anlamak)
- Farklı departmanlar veya çalışanlar arasındaki fikir ayrılıklarını gidermek ve aralarında uzlaşma sağlamak durumunda kaldığınız bir olayı anlatır mısınız? (Amaç: adayın sorun çözme, çatışma yönetimi, esneklik, insanlar arası ilişki geliştirme yetkinliklerine sahip olup olmadığını anlamak)
- Müşteriye verilen hizmetleri, müşteri açısından gözden geçirip hizmet performansını iyileştirdiğiniz bir durumu anlatır mısınız?
(Amaç: adayın müşteri duyarlılığı, empatik düşünme, sorun çözme, sürekli iyileştirme yetkinliklerine sahip olup olmadığını anlamak)
- Çalışanlarınızı yetki kullanma ve karar alma konusunda cesaretlendirdiğiniz ve sorumluluk aldıkları için takdir ettiğiniz bir durumu anlatır mısınız?
(Amaç: adayın yetkilendirme (delegasyon), motivasyon ve performans geliştirme yetkinliklerine sahip olup olmadığını anlamak)
İş deneyimi olmayan adaylara sorulabilecek başlangıç soruları:
- Eksik ya da yetersiz bilgiyle bir sorunu çözmek durumunda kaldığınız bir olayı anlatır mısınız? (Amaç: adayın analitik ve yaratıcı düşünme ve sorun çözme yetkinliklerine sahip olup olmadığını anlamak)
- Düşüncelerinizi, bilginizi ve zamanınızı başkalarıyla paylaşarak takım halinde başardığınız bir işi anlatır mısınız?
(Amaç: adayın iletişim, işbirliği ve takım çalışması yetkinliklerine sahip olup olmadığını anlamak)
- Zor bir durumdan kurtulmak ya da bir sorunla karşılaşmamak için önemli bir kararı hızlı almak zorunda kaldığınız bir olayı anlatır mısınız? (Amaç: adayın karar alma, kararlılık, sorun çözme ve risk alma yetkinliklerine sahip olup olmadığını anlamak)
- Kızgın ve sinirli bir arkadaşınızla ya da anlaşamadığınız bir insanla ilgilenmek durumunda kaldığınız bir olayı anlatır mısınız?
(Amaç: adayın iletişim, sorun çözme, müşteri duyarlılığı ve insan ilişkileri geliştirme yetkinliklerine sahip olup olmadığını anlamak)
- Beklenmedik bir durum nedeniyle planlarınızı ve önceliklerinizi değiştirmek zorunda kaldığınız bir olayı anlatır mısınız?
(Amaç: adayın esneklik, planlama, zaman yönetimi, değişim yönetimi ve karar alma yetkinliklerine sahip olup olmadığını anlamak)
- Birbirleriyle zaman bakımından çakışan birçok işi bir arada yapmak zorunda kaldığınız bir durumu anlatır mısınız?
(Amaç: adayın esneklik, planlama ve organizasyon ve zaman yönetimi yetkinliklerine sahip olup olmadığını anlamak)
- Sizden beklenenden daha fazlasını gerçekleştirdiğiniz, beklentileri aştığınız bir durumu anlatır mısınız?
(Amaç: adayın sürekli iyileştirme, müşteri duyarlılığı gibi yetkinliklere sahip olup olmadığını anlamak)
