Finans, Muhasebe, Vergi...
Yönetim ve Organizasyon

İş Planı ve Hazırlanması

Birçok yerde karşımıza çıkar. Peki nedir bu iş planı? İş Planı, kurumsallığın en temel öğelerinden bir tanesi. iyi hazırlanmış bir iş planı şirketiniz için bir mihenk taşı olacak. Neden mi? İş planı, iş sahibinin konuya yaklaşımındaki ciddiyetini, profesyonelliğini, işi ne kadar iyi bildiğini,  risklere ve fırsatlara ne kadar hazırlıklı olduğunu yansıtan en önemli kanıt olacak. Bir anlamda iş planı, ortakların ve yöneticilerin bir tür aynasıdır, çünkü başarılı bir iş planı hazırlamak için konunuza hakim olmanız gerek.

İş planı neyin, ne zaman, nasıl yapılacağını ve kimin yapacağını  özetleyen bir çerçeve. Sadece şirkete sermayedar veya finansör arayışı için değil aynı zamanda dahili çalışmalarınızda da yardımcı olacak.

İyi hazırlanmış bir iş planı sizin;

 

  • dış finansman kaynağı arayışlarınızda,
  • şirketinizin  hedeflerinin belirlenmesinde,
  • başlangıç noktasından büyüme etaplarına ulaşmanızda,
  • önünüze çıkacak engelleri öngörmenizde ve hazırlıklı olmanızda,
  • fırsatları en iyi şekilde değerlendirmenizde,
  • stratejilerinizi en iyi şekilde yaratmanızda ve uygulamanızda,
  • kaynaklarınızı verimli bir şekilde yönlendirmenizde,
  • çalışanlarınızın sizinle aynı vizyonu paylaşmasında,

en önemli rehberiniz olacak.

Bir yerden başka bir noktaya yolculuk ederken, nasıl haritada ana yolları izleyerek ilerlemek büyük resmi görmemize yardımcı oluyorsa, iş planı da bir şirketin mevcut noktasından hedefine ulaşırken geçeceğiniz aşamaları görmenizde yardımcı olacak. İş planını statik değil tam tersine dinamik, yaşayan, sürekli şartlara göre yenilenen bir bir çalışma gibi düşünmek gerek.

 

 İş Planının Hazılarnması

Parlak olduğuna inandığınız bir fikriniz var. Fikrinizin bir proje olarak değerlendirilebilmesi, kaynak bulabilmesi için nasıl işe dönüşeceğini gösterebilmelisiniz. Bunu da ancak bir iş planı hazırlayarak yapabilirsiniz.

Profesyonel Özet: Profesyonel özetler, potansiyel yatırımcının projenizi okuma şansını arttırmak için gerekliyor. Hatta yatırımcıların çoğu yalnızca bu bölüme bakarak bile destek verip vermeyeceğine karar verebiliyor. Profesyonel özetler, tüm iş planlarınızın özü gibidir. İşiniz, içinde bulunduğunuz sektör, pazarlama stratejileriniz, ihtiyacınız olan finansal kaynaklar gibi tüm ayrıntıların bir toplamıdır.

Şirket Analizi: Şirket analizi, şu anki ya da gelecekteki şirketinize stratejik anlamda genel bir değerlendirmesidir. Bu analizin içermesi gereken önemli sorulardan bazıları:
>>Şirketiniz hangi fırsatları lehine çevirebilir?

>>Bunu hangi servis ve hizmetlerle yapabilir?

>>Hangi ürün veya hizmetleriniz diğerlerinden farklı? Neler sizi iş dünyasında başarılı kılabilir?

>>Şirketinizin uyguladığı stratejiler nelerdir?

>>Şirketinizin organizasyon yapısı nasıl?

Sektör Analizi: Şirketinizin rekabet içinde olduğu alanı belirleyen analizlerdir. İçermesi gereken sorular ise:

>>İçinde bulunacağınız/bulunduğunuz pazarın boyutu nedir?

>>Eğer varsa, hangi pazar trendleri bu boyutları etkiler?

>>Başlıca rakipler kimler? Her birinin pazar payı nedir?

>>Pazara da bulunan ikame mal ve hizmetler hangileri? Ücretsiz olan ürün ve hizmetler var mı?

>>Pazara giriş için engeller var mı?

>>Hangi parametreler şirketinize yardımcı olabilir? 

Müşteri ve Rekabet Analizi: Bu analizde aşağıdaki soruların cevapları yer almalıdır.

>>Müşterileriniz kimler? Hangi demografik özelliklere sahipler?

>>Müşterileriniz nerede yaşıyor ve gelir düzeyi ne?

>>Ürün veya hizmetlerinizden hangileri bu kişilerce bir ihtiyacı gidermek için devamlı olarak satın alınıyor?

>>Müşterilerinizin asıl ihtiyaçları neler ve bu ihtiyaçları neler etkiliyor?

>>Başlıca rakipleriniz kimler?

>>Rakipleriniz ne kadar büyük?

>>Hangi stratejileri kullanıyorlar?

>>Geçmişte pazara katılanlara reaksiyonları nasıldı?

Pazarlama Planı: Pazara girmek için kullandığınız tüm stratejileri içerir. Planda yer alması gereken bilgiler:

>>Bütünleşik pazarlama stratejisi – Pazara girişte ürün ve hizmetlerinizi nasıl tanıştırmayı planlıyorsunuz?

>>Ürün ve hizmetler – Ürün ve hizmetlerinizi ortaya koyan ayrıntılı bilgi.

>>Ücretlendirme – Ürün veya hizmetinizin satılacağı fiyat bilgisi.

>>Dağıtım – Ürün veya hizmetlerinizin şirketten son kullanıcının eline geçmesi için kullanılacak metotlar.

>>Satış yaklaşımı – Ürün veya hizmetlerinizi satış yöntemleriniz.

>>Reklam ve promosyon – Reklam ve promosyonlar için ayrılacak olan bütçe ve uygulanacak olan metotların getirileri.

>>Halkla ilişkiler – Ürün ve hizmetlerin satışını desteklemek için "halkla ilişkiler"in rolü ve etkileri. 

Tasarım ve Geliştirme Planları: Bu planlar fikirlerinizi bir konu olmaktan çıkarıp gerçeğe dönüştürmedeki stratejilerinizi içerir. Cevaplanması gereken sorular ise:

>>Ürün veya hizmetlerinizdeki gelişmenin şu andaki durumu nedir?

>>Amaçladığınız bitirme tarihi ne zaman? Bu süreç içinde önünüze çıkabilecek engeller nelerdir?

>>Ürün geliştirmenin tahmini maliyeti ne olacak?

>>Şirket dışından birileriyle iş yapılacak mı?

>>Bilgi veya teknolojinizin patenti kim tarafından korunuyor?

İmalat ve Operasyon Planları: Bu planlar alınan tüm kararlar ve konuşulan tüm konuların nasıl sonuca varacağı ile ilgilidir. İmalat planlarının içermesi gereken sorular:

>>Ürününüz nasıl imal edilecek?

>>Üretme kapasiteniz nedir? Birim üretim süresi ne kadar?

>>Hangi coğrafik bölgede üretim yapılacak?

>>Ürünler nerede depolanıp saklanacak?

>>Dış kaynak kullanılacak mı?

>>Hangi kurallar ve yasal konular dikkate alınmalıdır?

Operasyon planlarının içermesi gereken sorular:

>>İmal ettikten sonra, satış sürecine kadar neler gerekebilir? Kaç kişiye ihtiyaç
duyulacak?

>>Ürün ve hizmetlerin dağıtımı nasıl gerçekleşecek?

>>Kalite nasıl kontrol edilecek?

Yönetim Ekibi: Şirketi başarıya götürmek için gereken insan kaynaklarını tanımlayan bölümdür. Bilinmesi gereken önemli konular:

>>Şirketiniz nasıl organize olmuş?

>>Temel yönetim kadronuz kimdir ve bu kişilerin geçmişleri nasıl?

>>Eğer varsa, hisse sahipleri, ortaklar veya yatırımcılar kimlerdir?

>>Yönetim Kurulu ve Danışmanlar Kurulu kimlerden oluşuyor?

>>Profesyonel anlamda kimlere başvuruyorsunuz?

Finansal Plan: Bu planlar şirketinizin ne kadar paraya ihtiyacı olduğunu ve gelecekte ne kadar kazanmayı planladığını ortaya koyar. İki bölümden oluşur: Bunlardan birincisi, ayrıntılı finansal bilgi analizleridir, ikincisi ise iş dünyası ve yatırım kararlarının nelerden etkileneceğine dair olan yazılı tartışmalardır.

Finansal Bilgi Analizleri:
>>Gerçek gelir durumu ve denge kağıtları

>>Gelir durumu (İlk yıl için aylık, 1-3 yıl için çeyrek dönemlik ve yıllık)

>>Denge kağıtları (İlk yıl için aylık, 1-3 yıl için çeyrek dönemlik ve yıllık)

>>Nakit akışı belgesi (İlk yıl için aylık, 1-3 yıl için çeyrek dönemlik ve yıllık)

>>Brüt ve işletme marjinleri

>>Sabit ve değişken harcamalar

>>Ayrıntılı hesap dökümü ve satılan miktar

>>Yatırım sonucu geri dönenler

Yazılı Tartışma:
>>Finansal bilgi analizlerinde dikkat edilmesi gerekenler

>>Fon kullanımı ve finansal ihtiyaçlar

>>Yatırım teklifleri

>>Yatırımcının geri dönüşümü

Ekler: Metin olmayan tüm dokümanları kapsar. Örneğin:

>>Finansal belgeler ve hesaplamalar

>>Çalışma tabloları

>>Ürün / hizmet şartname diyagramları

>>Yasal dokümanların kopyaları  

 

 İş planı, ister kurulu bir firmanız olsun, ister firmanızı kurma aşamasında olun, o an bulunduğunuz noktayı, ulaşmak istediğiniz hedefi ve bu hedefe giden yolun haritasını çıkarmanızı sağlar. İşin ne olduğunu, çalışma ortamını, kısa ve uzun vadedeki hedefleri ve bu hedeflere ulaşmak için gereken araç ve yöntemleri tanımlar.

İş planı,
>>İşinizin her aşamasında neyi doğru neyi yanlış yaptığınızı gösteren bir kontrol mekanizmasıdır.

>>İşinizdeki başarı ve büyüme olasılıklarını değerlendirmenizi sağlar.

>>İşinizi sorunsuz yönetmenizi ve başarı için gerekli hazırlıkları yapmanızı sağlar.

>>İşiniz için bir iletişim aracıdır. Amacınızı, rekabet şartlarınızı, yönetiminizi ve insan kaynaklarınızı tanımlar.

>>Finansal tekliflerinizin temelini oluşturur.

İş planının işe yaraması için onu "kullanmanız" gerekir. Yeni kurulan işlerin yüzde 90’ı kurulduklarının ilk yılında başarısızlık yaşar. Başarısızlığın en önemli nedeni ise planlama eksikliğidir. Bu nedenle, iş planı hazırlayın ve bu planı kullanın.

İş planı "bilgi" sağlar. En çok da işiniz için finansman aradığınızda yardımcınız olur. Tüm gelişmiş ülkelerde risk sermayesi başta olmak üzere herhangi bir finansman aracından yararlanmak için ihtiyaç duyulan tek şey iyi hazırlanmış bir iş planıdır. Ülkemizde de iş planı finansörler tarafından yavaş yavaş aranır hale gelmeye başladı.

 

 İster kendi işiniz olsun ister başkasının yanında çalışın. İş hayatında disiplin ve programı yakalamak istiyorsanız iş planı hazırlamalı ve uygulamalısınız. Peki, iş planı hazırlarken nelere dikkat etmelisiniz;

>>İş Planında işin tam olarak ne olduğu ve neleri hedeflediği açıkça gösterilmelidir. Planın her bölümü, hem onu hazırlayan ve işin sahibi olan siz, hem de onu okuyan ortaklarınız, çalışanlarınız veya finansörler tarafından inandırıcı bulunmalıdır.

>>Geniş anlamlar içeren, havada kalan ifadelerden kaçınmanız gerek. Tüm cümleleriniz gerçek ve sağlıklı verilerle desteklenmiş olmalı. Eğer kurulu bir iş için plan hazırlıyorsanız önceki başarılarınızı detaylı şekilde tablolarla ve grafiklerle ifade edin. Geçmiş pazar verilerinizi öngördüğünüz verilerle karşılaştırın.

>>İş planlarının çoğunda, işin şu anda nerede olduğu, yeni pazarların neler olacağı ve ne kadar para kazanılacağı anlatılır. Ancak pek az planda o pazarlara nasıl girileceği ve o paraların nasıl kazanılacağı konusunda aşamalara ve yöntemlere yer verilir. Hem sizin hem de planınızı kullanacakların o planda görmesi gereken tek şey gerçeklerdir. Söylediğiniz her şeyi, yazdığınız her rakamı gerekçelendirin ve destekleyin. Ham fikirler, dolambaçlı ifadeler, havada uçuşan tahminler hiçbir işe yaramaz.

>>Basit ve anlaşılır cümleler kurun. Ürünleriniz hakkında çok detaya girmeyin. Ürünlerle ilgili ifadelerinizde içinde bulunduğunuz sektöre özgü çok fazla jargon kullanmayın. Bu yaklaşımınız işyeriniz dışındakilerle de bir iletişim aracı olarak kullanacağınız iş planınızın anlaşılmasını güçleştirir. Hatta ürünlerinizle ilgili bilgi verdiğiniz bölümlerde, bunu bir çocuğa anlatıyormuş gibi düşünün.

>>Pazardaki yerinizi ve rakip ürünlerin özelliklerini iyi açıklamanız gerekir. Rakiplerinizin bir listesini hazırlayın ve tek tek güçlü ve zayıf yönlerini belirleyin. Mümkünse rakiplerinizin pazar paylarını ve kâr oranlarını belirtin. Her firmanın rakip veya rakipleri vardır. Bir iş planında "Sektörümüzde rakipsiz" demek başarısızlığa davetiye çıkarmaktır. Şirketinizi başarıya ulaştırmak için rakiplerinizi bilmeniz ve onlara saygı göstermeniz gerekir.

>>Finansal tablolarınız açık ve anlaşılır olmalı. Mutlaka varsayımlarınızın neler olduğunu belirtin. Eğer mevcutsa, gerçek rakamlar kullanın. En azından ilk yıl için aylık tablolar hazırlayın. Tüm tablolarınızı tamamladıktan sonra rakamlara dışardan birinin gözüyle bakıp anlamlı olup olmadıklarını inceleyin. Tüm bölümlerdeki rakamlar arasında uyuşmazlık olmaması için bir kaç kez kontrol edin.

>>Özellikle dışardan birileri inceleyecekse, iş planınızın ekine pazar araştırması verilerini, referanslarınızı, yöneticilerinizin özgeçmişlerini, broşürlerinizi, teknik açıklamaları koyun. Ancak, kalın bir iş planı iyi bir iş planı demek olmadığından planınızın eklerini gerekli bilgiyi içerecek şekilde en azda tutmaya özen gösterin.

>>Yine iş planınızın şirketiniz için bir iletişim dokümanı olduğundan hareketle, planınızı en düzgün dille, dil bilgisi kurallarına uygun ifadeler ve yazım şekliyle hazırlamanız şarttır. Bu konuda kendinize güvenemiyorsanız, editörlük yeteneği olanlardan yardım alabilirsiniz.

>>Planınız çok uzun olmaması gerektiği gibi çok da kısa olmamalıdır. Bazılarımız yazmayı sevmiyor, bazılarımız da bir iş için plana ihtiyaç olmadığını düşünüyor olabiliriz. Bu durumda şunu hatırlayın: İşletmelerin büyük bir bölümü, iş planı yokluğundan, kendileri için gerekli her şeyin kafalarının içinde olduğuna inandıklarından ve dolayısıyla önlerini göremediklerinde iflas etmekteler.

>>İş planınızın tamamının 40 sayfayı geçmemesinde fayda var. Somut bilgileri açık bir ifadeyle verin ve tekrarlardan kaçının. Amacınız her zaman "iyi" bir plan hazırlamak olmalıdır.

>>Planda kısaltmalardan kaçının. Okuyucunun anlamını bilmediği kısaltmaları hatırlamak için her seferinde sayfaları karıştırmak zorunda kalması can sıkıcıdır.

>>Verdiğiniz bilgiler mantıklı bir sırayı takip etmelidir. Herhangi bir bölümün altına o konuyla ilgili verileri ve bilgileri rasgele sıralamayın. Planınızdaki yapılanma şekli "ne yaptığını bilen bir iş sahibi" olduğunuzu vurgulamalıdır. Bu da başarının ön şartıdır.

 

Kaynak: www.localveri.com , www.localveri.com, www.humansourcefocus.com, Navitas-NLP Eğitim Ve Danışmanlık


 

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir